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Présider ou faciliter une réunion? Une question de procédure

Par Michael Goldman, M.H.Sc., CPF

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Qu'il s'agisse de faire un discours, de trier ses courriels ou de former un groupe en techniques de facilitation, un enjeu central refait constamment surface : qui dirige la réunion, le président ou le facilitateur? La distinction entre « présider » et « faciliter » une réunion ou un point à l'ordre du jour est vitale, mais elle peut comporter des pièges pour les novices.

Ayant moi-même agi comme formateur et facilitateur pendant de nombreuses années, je suis empathique face à la confusion qui existe entre présider et faciliter. M'inspirant de l'ouvrage de ma collègue Ingrid Bens Facilitating with Ease! (Wiley, 2005) pour comprendre les différences entre les rôles de président et de facilitateur, je dois d'abord faire la distinction entre « procédé » et « contenu. »

Dans chaque interaction, qu'il s'agisse d'une réunion, d'une consultation ou même d'une discussion entre deux personnes, deux éléments sont toujours en jeu.

  1. Le contenu
  2. Le procédé

 Le contenu

Le contenu de toute interaction est ce qui est discuté – c'est la tâche qui attend le groupe et qui est exprimée dans l'ordre du jour, les enjeux, les problèmes, les décisions et les idées qui seront discutés. Il s'agit de la partie tangible de la réunion, que la plupart des participants connaissent. Le contenu est fondé sur le langage, parlé ou écrit, qui peut être répété à des fins de vérification.

De façon générale, un président dirige et s'implique dans le contenu. Il dicte ce qui sera discuté conformément aux règles parlementaires. C'est pourquoi les présidents ne sont pas perçus comme étant neutres. Il est typique de voir un président exprimer sa partialité par le biais de mots ou par des moyens non verbaux (langage corporel, intonation), tandis qu'on s'attend des « facilitateurs » qu'ils soient neutres et objectifs. La neutralité signifie de ne pas s'impliquer dans le contenu de la discussion, mais plutôt de se fier sur le groupe pour décider de l'étendue et de la profondeur de ce qui doit être discuté. Les facilitateurs créent des règles à l'intérieur du groupe au lieu d'imposer des règles tirées d'un manuel.

En ce qui concerne la prise de décisions, le facilitateur croit au pouvoir du groupe et à son effet sur les niveaux d'engagement. Le facilitateur recherche une participation égale de tous les membres lorsqu'on a besoin de leurs suggestions pour prendre des décisions sur des enjeux. Il se considère responsable d'assurer que le groupe prenne la meilleure décision possible, ce qui exige du facilitateur qu'il sonde le terrain, fasse des suggestions et, plus rarement, fasse des suggestions sous la forme de questions. La décision finale est néanmoins l'affaire du groupe. D'autre part, le président peut influencer les décisions et concentrer le pouvoir. Il n'est pas rare qu'un président à la forte personnalité prenne les décisions finales sur des enjeux importants ou mette fin à la réunion ou à l'ordre du jour sans demander leur consentement aux participants. Cette option d'auto-délégation de la décision peut avoir pour conséquence que le président « s'approprie » le résultat, écartant du même coup les participants dont l'engagement est néanmoins requis.

Le procédé

Il existe un aspect tout aussi important mais moins tangible à toute interaction : le procédé. Ce terme fait référence à la façon de diriger la réunion ou l'interaction. Le procédé fait référence à tous les aspects non verbaux de l'interaction. C'est ce que nous appelons la « trame sonore » qui accompagne les paroles de l'interaction. Le « procédé » comporte deux aspects interdépendants, la gestion de la tâche et la gestion des rapports.

La gestion de la tâche requiert des procédures et un format permettant de séquencer les étapes qui permettront de débuter avec succès un discussion, et de la clore. On pourrait donner comme exemple une série d'étapes débutant par l'identification des enjeux qui « empêchent un service d'être efficace, » l'établissement des priorités et la résolution de ces enjeux. Le président dicte souvent le procédé, ou « comment » et « quand » le contenu est mis sur la table, tandis que le facilitateur suggère le procédé et cherche à obtenir la ratification et des changements possibles de la part du groupe.

L'ordre du jour est la première étape permettant d'assurer la structure d'une réunion – tant les présidents que les facilitateurs insistent sur ce point. Cependant, la façon de gérer chaque élément à l'ordre du jour est une autre histoire. Le facilitateur structure les étapes pour la gestion de chaque point, il détermine s'ils en valent la peine, et il possède un sens objectif afin d'assurer que la conversation progresse logiquement. Le président manque souvent de structure pour gérer les points à l'ordre du jour. Ceci peut être dû à un manque de savoir clé de la part du président ou à une volonté de conserver le pouvoir et le contrôle sur le déroulement de la réunion.

La gestion des rapports requiert des méthodes, des procédures et des outils permettant de gérer comment les membres du groupe interagissent mutuellement . Cela dépend du style du leader, ce qui, à son tour, a un effet sur l'esprit et le climat de la réunion. Un style de « commande et de contrôle » peut facilement fermer l'attitude d'un groupe en quelques minutes. Le facilitateur cherche à donner du pouvoir aux membres du groupe et il intervient lorsque la dynamique du groupe freine la progression de la tâche et la productivité. Il intervient lorsque des membres deviennent dysfonctionnels et il reconnaît que dans un processus de collaboration, les conflits constituent une composante naturelle de la recherche du consensus. Le président mettra souvent fin à une discussion et évitera de débattre d'une question ou de clore la discussion avec des argumentations entre les membres. Ne pas permettre aux membres de débattre et de résoudre ouvertement leurs enjeux peut laisser à ces membres un goût amer, ce qui peut donner lieu à des décisions, des recommandations ou des réactions qui auront moins d'impact.

Résumé

Même si je semble avoir un parti pris pour les facilitateurs par rapport aux présidents, les deux ont leur place et leurs points forts. Les réunions ont pour but de donner aux gens un forum leur permettant de mettre en commun leurs idées dans l'espoir d'en arriver à un résultat accepté de tous. Présider une réunion est plus utile au début de la rencontre pour passer en revue le procès-verbal, partager de l'information et faire le tour des rapports des membres. Il est fréquent de voir une assignation des rôles où le leader de la réunion utilise d'abord une approche de président pour passer à travers l'ordre du jour, s'occuper de la portion « ménage » et partager l'information, pour ensuite passer à un style de facilitateur pour obtenir les réactions du groupe, résoudre les problèmes et prendre des décisions.

Tous les bons facilitateurs savent quand et comment agir à titre de président efficace. Dans le cas inverse, il serait idéal que tous les présidents soient également des facilitateurs compétents, capables de passer d'un style à l'autre. Grâce à une planification à l'avance, ces rôles n'ont pas à entrer en conflit. Il suffit de savoir à quel moment chaque approche devrait être utilisée.

Présidez lorsque vous souhaitez …

Facilitez lorsque vous souhaitez …

  • Accueillir les participants, revoir les objectifs de la réunion et les attentes de gestion et (ou) d'organisation
  • Augmenter la participation
  • Fixer les paramètres de la discussion
  • Modifier les niveaux d'appropriation et d'engagement
  • Revoir le dernier procès-verbal et les points à l'ordre du jour
  • Amener les membres à résoudre les problèmes
  • Revoir l'ordre du jour en cours
  • Aborder la dynamique de groupe
  • Échanger de l'information
  • Faciliter une intervention qui améliorera l'efficacité de la réunion ou du groupe
  • Entendre les rapports des membres
  • Amener les membres à prendre des décisions
  • Obtenir des réactions informelles
  • Amener les membres à créer des plans d'action

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