PRATIQUE À SUIVRE! - Réunions du personnel : créatives, significatives et concises

Par Susan Oliver

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Nos réunions de l’ensemble du personnel devenaient moins utiles et moins interactives. Elles devenaient de longues présentations en table ronde où les yeux battaient des paupières. Nous avons pris conscience du problème et admis que les réunions visaient deux choses : 1) informer le personnel des activités interfonctionnelles, et 2) bâtir l’équipe et aider tout le personnel à sentir leur appartenance et leur implication. Nous avons abordé le problème sous plusieurs angles.

 

  1. La rotation à la présidence du conseil était déjà en place mais plusieurs membres du personnel n’avaient pas les aptitudes de gestion des réunions requises pour garder la réunion sur les rails. Nous avons formé le personnel sur la manière de présider une réunion et inclus des conseils à titre de rappels au haut de chaque ordre du jour.

  2. Nous avons structuré l’ordre du jour de manière à éliminer les longues mises à jour opérationnelles en les limitant à trois à cinq minutes par service. Cela permet que le dirigeant du service présente les nouvelles interfonctionnelles les plus importantes, de manière concise. De plus, nous avons encouragé les dirigeants de service à déléguer la responsabilité à une membre du personnel et à faire une rotation afin d’entendre de nouvelles voix à chaque réunion.

  3. Les membres du personnel ajoutaient des points à l’ordre du jour pendant la réunion qui étaient soit mal préparés ou non interfonctionnels. Pour résoudre le problème, nous ne permettons plus d’ajout de points à l’ordre du jour pendant la réunion – ils doivent être soumis à l’avance avec une brève explication de leur rapport avec l’ensemble du personnel. Remarquez que nous autorisons toujours le chef de la direction à ajouter des points urgents pendant la réunion.

  4. Dans le but d’ajouter un peu d’humour, le président du conseil a la tâche de trouver trois questions sur le matériel présenté pour tester ensuite les réponses à la fin de la réunion, dans le plaisir et la détente. C’est léger, mais cela incite le personnel à demeurer concentré.

 

La nouvelle approche fonctionne. Les présentations sont créatives, significatives et concises. Les réunions se terminent à l’heure et le personnel semble plus impliqué. Lorsque les conversations s’éloignent du sujet, le personnel est beaucoup plus à l’aise de suggérer que le personnel affecté s’occupe de la question hors de la réunion, et le personnel accueille mieux ce conseil. D’une certaine façon, cela fait de tous des leaders.

 

Susan Oliver, Directrice, Application des connaissances, Société canadienne de cardiologie

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