Comment les associations procèdent-elles pour initier les nouveaux membres au conseil d’administration?

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Les nouveaux membres de conseils d’administration doivent être prêts à assumer leur rôle, mais comme nous l’avons découvert lors d’une discussion du groupe SCDA sur LinkedIn, les préparer efficacement à assumer leurs responsabilités est critique pour leur rendement et leur degré de satisfaction.

Récemment, nous avons demandé ce que font les organisations pour l’initiation de leurs nouveaux membres du conseil et nous avons reçu une myriade de réponses. Les points communs? Une participation active rapide et une session d’intégration ou d’initiation. Les deux sont essentiels.

Avoir des membres du conseil d’administration efficaces et engagés commence avec le processus de recrutement et de mises en candidature. L’organisation doit être en mesure d’articuler les responsabilités et les aptitudes recherchées des membres potentiels du conseil. Les candidats doivent avoir une image bien précise des attentes rattachées au rôle. Ceux et celles qui considèrent un rôle au sein du conseil d’administration doivent bien comprendre l’engagement nécessaire en termes de temps et les attentes en ce qui a trait au niveau de participation.

“Le processus d’initiation doit commencer au point de recrutement. Les membres potentiels du conseil d’administration doivent comprendre ce que représentent leur engagement et le temps qu’ils devront investir selon les normes, et comment ils pourront contribuer. Si les membres ne parviennent pas à cette compréhension, ils ne pourront devenir des participants actifs. “

Brett Filson, PCM  (traduit de l’anglais)

Prendre le pouls

Il est important de personnaliser l’intégration. Par exemple, selon le type et la taille de l’organisation, la formation et l’initiation de nouveaux membres du conseil d’administration pourraient être plus formelles et plus structurées, comme dans des organisations avec un conseil de 15 administrateurs ou plus, où la plupart possèdent une expérience antérieure en tant que membre d’un conseil. Cependant, certaines organisations ont des conseils plus petits où les membres sont des novices, et donc ont besoin davantage d’attention personnelle. Toutes les organisations sont différentes et cela implique que tous les conseils d’administration seront uniques, malgré certains points communs. Certains conseils d’administration s’impliqueront seulement dans la prise de décisions stratégiques, tandis que d’autres fonctionneront de façon plus opérationnelle. C’est dans une telle situation qu’un programme de mentorat pourrait s’avérer utile.

Initiation du conseil d’administration

Puisqu’aucune organisation n’est similaire à une autre, il n’y a aucun modèle unique pour les initiations de membres au conseil d’administration. Les sessions d’initiation peuvent varier de formelle à informelle, d’une brève révision au début d’une nouvelle réunion de conseil à une session d’une demi-journée ou d’une journée complète avant le début du mandat des nouveaux administrateurs. 

Lors de leur entrée au conseil, les nouveaux membres sont typiquement accueillis par une pile de documents et de ressources, incluant des chartes, des rapports, des politiques, des formulaires administratifs et des états financiers. La lecture et l’assimilation de cette grande quantité d’informations peuvent représenter un défi même pour les experts en gouvernance les plus chevronnés et les administrateurs d’expérience. Les nouveaux membres de conseils d’administration devraient avoir la chance de poser des questions et d’engager des discussions lors des sessions d’initiation, et ces dernières devraient également permettre aux nouveaux administrateurs de mieux comprendre comment fonctionne l’organisation.

Les impératifs d’une initiation

À tout le moins, tout processus d’initiation de conseil d’administration devrait s’assurer que le nouveau membre parvient à une bonne compréhension :

·         des responsabilités judiciaires et fiduciaires;

·         de la structure de l’organisation, incluant sa mission, ses buts et ses objectifs;

·         de la culture organisationnelle et du conseil d’administration;

·         de leur rôle au sein de l’organisation;

·         de la façon dont le conseil prend des décisions; et

·         de la façon dont le conseil évaluera son efficacité.

Aborder toute question administrative, comme celles qui ont trait aux états de frais de déplacement ou aux préparatifs de voyage par exemple. Les nouveaux membres du conseil, qui ne sont pas encore tout à fait à l’aise, passent souvent trop de temps sur le processus plutôt que de contribuer au travail stratégique du conseil d’administration. 

« Les nouveaux membres du conseil d’administration ont également besoin de savoir quelles sont les normes du conseil, comment les décisions sont prises et que faire lorsque surgit la situation ‘x’. Les conseils d’administration diffèrent un peu les uns des autres, ainsi une explication des rôles devrait être accompagnée d’une explication des attentes de comportement. Les raisons de procéder d’une nouvelle organisation seront un mystère même pour un membre chevronné de conseil d’administration par rapport aux objectifs. »

Glenn Tecker  (traduit de l’anglais)

Le cartable du conseil d’administration

Bien qu’il ne soit pas toujours nommé ainsi, presque toutes les organisations ont un tel cartable qui comporte une série de documents avec lesquels doit se familiariser chaque membre du conseil d’administration.

Documentation typique du cartable du conseil d’administration

  • Introduction –  à l’organisation, incluant sa mission, sa vision et ses valeurs
  • Informations contextuelles – ceci inclut l’historique de l’organisation, de même que tout changement apporté à sa structure et à ses objectifs depuis sa création
  • Procès-verbaux des réunions du conseil
  • Organigramme
  • États financiers
  • Politiques du conseil d’administration
  • Descriptions de postes – administrateur, président, vice-président
  • Plan stratégique
  • Contenu administratif comme les états des frais de déplacement
  • Sommaire des enjeux clés

Autoévaluation

Plusieurs organisations donnent l’occasion aux membres du conseil, soit lors du processus de recrutement, soit lors de l’initiation, de s’évaluer dans plusieurs domaines. La prise de conscience qui découle de cette évaluation peut aider les nouveaux membres du conseil d’administration à comprendre ce sur quoi ils doivent se concentrer et comment ils peuvent contribuer. Les entretiens individuels entre les nouveaux membres du conseil et le président du conseil et/ou le président-directeur général peuvent approfondir cette prise de conscience.

Mentorat et jumelage

Dans certaines organisations, les nouveaux administrateurs sont jumelés à un mentor pour permettre aux nouveaux membres du conseil de profiter de l’expérience de membres plus chevronnés. Les mentors peuvent aider leurs protégés à comprendre comment participer efficacement et répondre aux questions importantes lorsque des doutes se manifestent, surtout dans les phases initiales. Dans plusieurs organisations, les nouveaux administrateurs sont encouragés à participer aux appels, aux réunions et aux discussions avant le début de leur mandat, et sont encouragés à participer lors d’une période de jumelage avec un des autres administrateurs du conseil.

« Les nouveaux administrateurs reçoivent alors les informations au sujet de notre programme de mentorat pour administrateurs, puis ils sont jumelés à un mentor. Ils reçoivent également un exemplaire du livre ‘The Imperfect Board Member’ de Jim Brown, basé sur le modèle de gouvernance d’excellence de Brown que nous avons adapté.
L’année dernière, c’était notre première année avec ces nouveaux outils d’initiation et les évaluations ont démontré que les nouveaux administrateurs avaient été breffés et participaient activement dès leur première ou deuxième réunion – bien à l’avance des résultats des années précédentes. »

Lori Prospero, caé (traduit de l’anglais)

Communications claires

Les meilleurs résultats découlent d’une bonne communication établie dès le départ – parmi les membres du conseil d’administration de même qu’entre les administrateurs et les membres du personnel. Afin de contribuer efficacement au conseil, les nouveaux administrateurs doivent bien comprendre la façon de procéder ou les normes du conseil, par exemple comment sont prises les décisions et comment gérer les enjeux. Puisque tous les conseils sont différents, ainsi que les organisations qu’ils aident, une compréhension du rôle du nouvel administrateur inclut une description claire des attentes de comportement. Afin de devenir des participants actifs plutôt que des administrateurs passifs, les nouveaux membres du conseil doivent comprendre ce que sera leur engagement en termes de temps et les attentes reliées à leur contribution particulière. Un dialogue clair et bidirectionnel est critique pour accomplir ces tâches.

Savoir-faire essentiel

Les nouveaux membres des conseils d’administration doivent comprendre qu’ils ont la responsabilité de participer et d’exprimer leurs opinions. Les divers documents sont des outils qui aident à appuyer le processus du conseil d’administration. Avec une préparation pertinente, les conseils peuvent organiser ces documents de façon efficace pour breffer les nouveaux administrateurs.

« J’aimerais beaucoup que les membres du conseil d’administration aient l’occasion — par l’entremise de breffages, de mentorat et d’imitation de rôles lors de réunions – de véritablement intérioriser leur rôle en tant qu’ambassadeurs de l’organisation, prenant des décisions au plus haut niveau stratégique. Puisque certains conseils d’administration sont très opérationnels, leur travail ne portera pas seulement sur les stratégies ou les politiques. Cependant, cette responsabilité de haut niveau réside uniquement entre les mains du conseil et tous les membres du conseil devraient avoir une idée de cette responsabilité. Ceci est particulièrement critique pour les organisations qui font face à des enjeux stratégiques de taille – comme des fusions, de nouvelles occasions d’affaires ou des questions financières. »

Meredith Low (traduit de l’anglais)

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