POURQUOI LES PROJETS DE TRAVAIL PRENNENT-ILS AUTANT DE TEMPS?

Par Adriana Girdler

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C’est la question qu’aucun employé ne souhaite entendre de son supérieur : « Pourquoi ce projet n’est-il pas encore terminé? »

Bob Seger a peut-être donné la réponse dans son succès de 1980, « Against the Wind », lorsqu’il a simplement dit : « les échéances et les engagements ».

Le problème dans le milieu de travail actuel, ce sont les trop nombreuses échéances et engagements de toute association pour fonctionner efficacement. Les petits projets se transforment rapidement en projets plus importants, le tout s’accompagnant de la phrase infâme : « Je veux que tu ajoutes [insérez la faveur ou la tâche] à ton projet …c’est vraiment facile et n’aura aucun effet sur le reste ». Ce qui devait donc prendre un mois ou un trimestre, prend maintenant deux fois plus de temps, mais sans financement ou ressources additionnelles. Le train continue d’avancer petit à petit, et c’est maintenant la direction qui insiste encore plus pour ajouter des éléments devant être achevés dans le même laps de temps, avec les mêmes ressources et le même budget.

C’est un dénominateur commun parmi les grandes entreprises d’aujourd’hui. Les projets nécessitent beaucoup trop de temps à achever. Les raisons sont peu nombreuses mais très simples, et très visibles pour toute personne qui prend le temps de sortir de son isoloir et de regarder autour.

Pour qu’un projet ait une chance raisonnable de réussir—c’est-à-dire de respecter l’échéance, le budget et surtout sa portée—il doit pouvoir compter sur l’élixir magique appelé Leadership.

Le leadership se présente sous deux formes : le leader du projet et, peut-être le plus important, le leader de la commandite. Le commanditaire est la personne au haut de l’organigramme de l’organisation sensée soutenir les décisions du chef de projet et éliminer les obstacles afin d’assurer le succès.

Le commanditaire doit croire au projet, impliquer et endosser le chef de projet, et ne pas être la personne qui met des bâtons dans les roues. Le chef de projet doit être exclu du jeu politique. Son travail consiste à faire ce qui est bien pour l’association et à soulever les enjeux qui doivent être traités, ou présentés au commanditaire afin qu’il puisse éliminer les obstacles. Malheureusement, ce type de leadership manque à beaucoup d’associations actuellement.

Le leadership fait avancer les projets, évitant le « cercle vicieux » du sur-place, des échéances manquées et des projets prenant une éternité à réaliser.

Dans le cas contraire, les situations suivantes surviennent, et vous pouvez peut-être même reconnaître ces symptômes :

-       L’absence de conséquences pour ce qui n’est pas fait. Nous avons tous vu « Bob » se présenter à une réunion sans avoir achevé son élément d’action de la dernière réunion de projet. Qu’arrive-t-il à Bob? Probablement rien.

 

-       Le lieu de travail où tout est une priorité. Quelque chose DOIT être une plus grande priorité que tout le reste, mais personne ne sait quoi. Négliger de prioriser les initiatives clés est l’un des principaux obstacles dans toute association.

 

-       Trop de personnes tirent dans des directions opposées. Pour beaucoup d’employés, leur liste de « tâches à accomplir » ressemble à une liste d’emplettes hebdomadaires. Les leaders efficaces devraient regarder la charge de travail de leurs employés et apporter les ajustements nécessaires afin d’alléger le fardeau.

 

-       Les réunions d’équipe de projet devraient être des réunions de résolution. Beaucoup trop de ces festivals du papotage ne sont en fait que des réunions de mise à jour. Qu’est-ce qui est accompli dans une réunion de mise à jour? La plupart du temps, les membres de l’équipe mettent les autres membres au courant des divers statuts d’éléments associés au projet, avec la phrase explicative classique « ça devrait être fait dans les deux prochaines semaines ». Mauvaise réponse. Ces mises à jour devraient se faire électroniquement entre les réunions, de sorte que chaque membre de l’équipe sache que la prochaine réunion en sera une de résolution et de prise de décision.

Il n’est pas si difficile pour toute équipe de projet, leader ou association de passer des sables mouvants à une route asphaltée. Une vérification de la manière de votre association à opérer et gérer les projets peut assurer une navigation en eau calme pour l’avenir, au lieu d’aller à contre-courant.

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