S’engager dans la voie de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif Une feuille de route pour la mise en conformité des organisation

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La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL), proclamée en vigueur le 14 octobre 2011, marque une réorientation profonde du paysage juridique des associations sans but lucratif et des organismes de charité constitués en vertu d’une loi fédérale.

Les administrateurs[1] et les dirigeants de ces organisations doivent avoir une compréhension approfondie de la Loi et de ses règlements pour s’assurer de la conformité de leur organisation aux dispositions de la Loi. Ignorer la Loi ou remettre le travail de l’aborder à plus tard à cause d’autres « problèmes plus urgents ou des compressions de ressources » ne sont pas des excuses acceptables. L’omission de dépôt des documents pertinents auprès de Corporations Canada (une division d’Industrie Canada) dans les trois années qui suivent la date du 14 octobre 2011 place l’organisation dans une situation extrêmement dangereuse : ceci pourrait ultimement mener à la dissolution de l’organisation et exposer les administrateurs et dirigeants à des risques considérables et au potentiel de responsabilité personnelle.

Ce guide est basé sur l’approche réussie de la SCDA, utilisée pour réviser ses règlements administratifs et pour procéder au dépôt de ce dernier document et des statuts de maintien auprès d’Industrie Canada. Bien que ce guide ne puisse offrir des directives complètes – chaque organisation est différente et chacune aura beaucoup de travail à accomplir en ce qui concerne ses règlements administratifs et ses statuts qui lui sont particuliers –, il est toutefois conçu pour offrir des conseils pratiques et éprouvés aux administrateurs, au personnel, aux bénévoles et aux membres de ces organisations qui devront s’engager dans la voie de la conformité.

Entamer le processus

Vous n’avez pas encore entamé le processus de transition? Commencez dès maintenant! La transition pour respecter cette Loi prend du temps et requiert un souci du détail et un engagement continus de la part des administrateurs, du personnel et des bénévoles-cadres responsables de s’acquitter de cette tâche.

Pour accomplir cette tâche, vous devrez passer par cinq étapes essentielles : examiner vos lettres patentes et règlements administratifs, préparer les statuts, réviser les règlements administratifs actuels, obtenir l’approbation des membres en ce qui concerne ces révisions, puis déposer les documents requis auprès de Corporations Canada.

La partie la plus difficile pour entamer le processus est, bien souvent, de commencer…

1. Commencez par bien vous familiariser avec la Loi, ses règlements et toute la documentation connexe que vous retrouverez auprès de Corporations Canada sur le site www.corporationscanada.ic.gc.ca

2. La Loi et ses règlements peuvent être intimidants : ils sont lourds et complexes. Concentrez-vous sur des domaines clés (Définition et application, Capacité et pouvoirs, Administrateurs et dirigeants, Règlements administratifs et membres, Divulgation financière, Modifications de structure) et mettez les autres dispositions de côté; vous pourrez les lire plus tard ou lorsque vous en aurez besoin.

3. Obtenez un exemplaire de « Making Sense of the New Canada Not-for-Profit Corporations Act: A Guide for Association Staff and Volunteers » (Richard Bridge, 2011). Cette excellente ressource devrait jouer un rôle essentiel lors du processus de familiarisation de votre organisation. (Disponible en format PDF, en anglais seulement, sur le site http://www.csae.com/fr/Ressources/Librairie.aspx)

 

Gérer le processus

4. Mettez un groupe de travail sur pied pour encadrer et gérer le processus de transition. Cette équipe devrait être composée des dirigeants et des bénévoles les plus chevronnés et les plus aptes. Un conseiller juridique ou des ressources de consultation externes peuvent également être mis à contribution, soit en faisant partie du groupe de travail, soit en y siégeant à titre consultatif. (Ne confiez pas cette responsabilité exclusivement au personnel, aux bénévoles ou au conseiller juridique.) Ce groupe de travail sera celui qui se penchera sur tous les détails et qui formulera des recommandations au conseil d’administration et, ultimement, aux membres.

5. Créez un cadre de référence pour le groupe de travail (voir Annexe A pour un modèle de cadre de référence).

6. Le groupe de travail créera un plan de transition qui inclura des échéanciers et qui attribuera diverses responsabilités. Les étapes clés, comme l’obtention d’une approbation de principe et d’une approbation finale pour les statuts de maintien et les règlements administratifs provisoires, devraient concorder avec les dates de réunion du conseil d’administration.

7. Tous les plans, les procès-verbaux des réunions, etc. devraient être envoyés à chaque membre du conseil d’administration aussitôt qu’ils sont disponibles.

8. Créez un plan de communication pour que les membres du conseil d’administration, les composantes opérationnelles (les sections par exemple) et les membres soient pleinement informés du processus et du progrès accompli. Les communications devraient commencer à se faire le plus tôt possible et se poursuivre tout au long du processus.

9. Déterminer la date à laquelle les membres seront informés de tous les changements proposés aux règlements administratifs et les fondements sur lesquels reposent ces changements.

10. Les membres devraient avoir de quatre à six semaines pour examiner les statuts de maintien et les règlements administratifs provisoires et faire part de leurs commentaires. La date finale pour recevoir les commentaires ou autre feedback des membres ne devrait pas être moins de 60 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle, où les membres seront appelés à voter, à modifier ou à rejeter les documents.

11. Puisque chaque organisation est unique, des règlements administratifs modèles ou normalisés pourraient ne pas refléter ce caractère unique. Créez un glossaire des termes qui identifie les enjeux particuliers à votre organisation. Ceci aidera à clarifier divers termes et à vous assurer que le conseil d’administration comprend la voie dans laquelle s’engage le groupe de travail.

12. La Loi est exhaustive et traite en particulier de plusieurs dispositions probablement abordées en détail dans les règlements administratifs actuels que votre organisation a développés et modifiés depuis sa création.

13. Utilisez l’« Outil d’élaboration des règlements administratifs » de Corporations Canada pour aider le groupe de travail dans des domaines spécifiques.

14. Autant que possible, évitez de faire des ébauches de dispositions législatives qui sont maintenant abordées dans la Loi. Les dispositions de la Loi BNL ont préséance sur les règlements administratifs! Si le groupe de travail est convaincu que de telles dispositions doivent toujours être incluses, assurez-vous alors de faire preuve d’extrême prudence pour que ces dispositions ne contreviennent pas à la Loi.

15. La Loi accorde aux membres un plus grand rôle dans les questions de gouvernance. Il faut qu’au moins un type ou tous les types de membres aient un droit de vote.

16. Ne comptez pas sur la Loi pour résoudre les problèmes actuels de gouvernance au sein du conseil d’administration et ne tentez pas de les résoudre avec des règlements administratifs modifiés. Bien que la Loi traite en détail des élections et des mandats des administrateurs, des membres d’office, de l’obligation fiduciaire, etc., elle n’est pas conçue pour atténuer les frictions au sein du conseil, les rôles et responsabilités des administrateurs (au-delà de ceux mentionnés plus tôt) ou de son champ de compétences. Ces enjeux seront mieux abordés par d’autres mécanismes.

17. Chaque organisation est maintenant tenue responsable de s’assurer que ses statuts de maintien et ses règlements administratifs respectent la Loi et ses règlements. Le groupe de travail devrait vérifier ces documents provisoires avec attention avant de les soumettre au conseil d’administration pour révision définitive. 

18. Comme recommandé plus tôt dans ce guide, accordez assez de temps à vos membres pour qu’ils puissent examiner les statuts de maintien et les règlements administratifs provisoires (dans leur version définitive et approuvée par le conseil d’administration) et faire part de leurs commentaires.

19. Évitez de comparer les règlements administratifs révisés à ceux qui existent actuellement. Bien que ceci puisse sembler contre-intuitif, tenter de faire de telles comparaisons ne fera que brouiller les cartes et semer la confusion parmi les membres.

20. Bien que des comparaisons entre « anciens/nouveaux » règlements devraient être évitées, il faut expliquer clairement les changements proposés et les fondements sur lesquels reposent ces changements.

21. Offrez à vos membres le nom d’une personne-ressource qui coordonnera le feedback des membres et qui pourra fournir des précisions.

22. Communiquez aux membres les types de commentaires reçus et si ces commentaires ont été pris en considération ou non dans les versions définitives des documents sur lesquelles les membres seront appelés à voter lors de l’assemblée générale annuelle.

23. Affichez les versions définitives des documents (statuts de maintien et règlements administratifs révisés) sur le site Web de votre organisation, dans le coin réservé aux membres.

L’assemblée générale annuelle : obtenir l’approbation des membres…

24. Les statuts de maintien et les règlements administratifs révisés devraient être inclus dans les sacs des délégués (ou mis à leur disposition au bureau d’inscription) et placés à l’arrière de la salle avant l’assemblée générale annuelle.

25. Demandez aux membres du groupe de travail et si possible, votre conseiller juridique, d’être présents lors de la réunion au cas où des questions plus complexes sont posées.

26. Allouez de 30 à 45 minutes lors de l’assemblée générale annuelle pour discuter brièvement des exigences de la Loi BNL et des étapes accomplies à ce jour pour respecter ces exigences, et aussi pour permettre aux membres dans la salle de poser des questions.

27. Les membres seront ensuite appelés à voter tout d’abord sur les statuts de maintien, ensuite sur les règlements administratifs.

28. Des votes séparés et favorables, composés des deux tiers des membres en présence et représentés par procuration lors de la réunion, sont requis tout d’abord pour les statuts de maintien, et ensuite pour les règlements administratifs.

29. Il est conseillé d’avoir votre vérificateur ou votre cabinet d’experts-comptables sur place pour s’assurer que les votes soient comptés avec précision – et que ce soit fait de façon visible – plutôt que d’impliquer le personnel ou des bénévoles dans le processus.

30. Assurez-vous d’avoir une calculatrice à votre disposition au cas où un nombre élevé de membres participent à la réunion et/ou si le vote est serré.

31. Si la majorité requise composée des deux tiers des votes est obtenue pour les statuts de maintien et pour les règlements administratifs, demandez à vos membres de voter sur une troisième motion qui permettra à votre conseil d’aller de l’avant et de faire une demande pour un certificat de maintien.

… ou non

Si une telle situation devait survenir, que ce soit à cause de problèmes lors de la préparation des documents requis avant la date limite spécifiée dans la Loi ou parce que vos membres n’ont pas accepté les règlements administratifs proposés, assurez-vous de déposer vos statuts de maintien auprès de Corporations Canada avant l’échéance du 17 octobre 2014. Ceci évitera la dissolution possible de votre organisation, tout en vous permettant de poursuivre le travail de révision des règlements administratifs jusqu’à votre prochaine assemblée générale annuelle.

Ce document doit être utilisé uniquement à des fins d’information et ne devrait pas être considéré comme avis juridique. Toute utilisation de ces informations relève de la seule responsabilité du lecteur.

Les membres sont encouragés à contacter Michael Anderson, caé, président-directeur général de la SCDA, pour toute question au sujet du processus. Il peut être rejoint par courriel à manderson@csae.com ou par téléphone au 1.800.461.3608/416.363.3555, poste 234.


Annexe A : Modèle de cadre de référence

(Nom de l’association)

 

Groupe de travail se penchant sur la

Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

 

Ébauche des paramètres

 

Objectif

L’objectif du groupe de travail est de :

examiner la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL), ses règlements et la documentation connexe, et identifier les enjeux et les domaines qui devront être abordés par l’association par l’entremise de ses statuts et de ses règlements administratifs pour s’assurer de respecter la nouvelle Loi;

  • créer un plan de travail qui sera mis en place par le personnel pour assurer une mise en conformité réussie;
  • faciliter les discussions entre l’équipe de gestion et les experts externes en la matière;
  • faire régulièrement rapport au conseil d’administration sur son progrès.

Obligation de rendre compte

Le groupe de travail se rapporte au conseil d’administration et fournira des copies de ses plans, procès-verbaux, rapports et autres documents sur demande.

Compétences

Le groupe de travail a les pouvoirs suivants :

  • analyser les documents portant sur la Loi BNL, les règlements administratifs de l’association et les autres documents pertinents à l’objectif recherché;
  • préparer une ébauche du plan de travail à être approuvé par le conseil d’administration;
  • se réunir régulièrement pour mettre le plan de travail en place, déterminer les meilleures pratiques pertinentes à son travail et faire régulièrement rapport au conseil d’administration;
  • formuler des recommandations au conseil d’administration en ce qui a trait aux statuts, aux règlements administratifs, aux consultations auprès des membres et aux enjeux de communication;
  • évaluer régulièrement son progrès et apporter des ajustements au plan de travail;
  • aviser le conseil d’administration des enjeux majeurs reliés à son mandat;
  • documenter son travail et son progrès, et partager ces informations avec les membres au fur et à mesure que l’association se rapproche de sa conformité avec la nouvelle Loi; 
  • revoir régulièrement son cadre de référence et formuler des recommandations de changement au conseil d’administration.

Responsabilités du personnel

Le personnel appuie les membres du groupe de travail en offrant tous les services administratifs et professionnels nécessaires.

Composition du groupe de travail

Le groupe de travail sera composé de XXXX membres et du directeur administratif. Des conseillers juridiques seront mis à contribution au besoin.

Les membres assumeront un mandat d’une durée de XXXX, qui pourra être renouvelé pour un mandat supplémentaire après avoir obtenu l’approbation du conseil d’administration. Le groupe de travail se réunira au moins quatre fois par année par conférence téléphonique

 



[1] Veuillez prendre note que la forme masculine a été privilégiée dans ce texte uniquement afin d’en alléger le contenu.

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