Comités à succès pour des OSBL à succès

Par Thomas C. Abbott, CAE

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Les comités du conseil traitent de gouvernance, les comités du personnel traitent de questions administratives
 
Il est réellement surprenant de constater tout ce que certains organismes sans but lucratif (OSBL) parviennent à accomplir compte tenu de leurs ressources humaines et financières limitées. Comment se fait-il que chez certains OSBL, si peu d’administrateurs et de membres du personnel puissent en accomplir autant?

L’une des principales raisons de ce niveau élevé de rendement est le fait que les OSBL qui connaissent du succès développent et conservent constamment un système de comités qui permet à l’organisme de multiplier la force de ses ressources limitées pour atteindre un nombre considérable des objectifs de l’organisme.

Le fait le plus remarquable au sujet de ces OSBL à succès est qu’ils apprécient deux caractéristiques importantes des comités.

1. Deux types différents de comités sont en place au sein de l’OSBL;

  • Les comités du conseil qui traitent des questions de gouvernance, et
  • Les comités de l’agent en chef du personnel (ACP) qui traitent des questions administratives.

2. Seuls les comités du conseil relèvent directement du conseil d’administration; les comités de l’ACP relèvent de l’agent en chef du personnel.

Comités du conseil

Un comité du conseil, parfois aussi nommé comité légal du conseil, peut être:

  • Requis en vertu des lois provinciales ou fédérales gouvernant l’organisme;
  • Requis en vertu des règlements de l’organisme; ou
  • Créé par le conseil d’administration lui-même.

Les comités du conseil poursuivent généralement leurs activités d’une année à l’autre. Le comité de la vérification et le comité des nominations constituent deux exemples d’un tel type de comité.

Le conseil d’administration a souvent la responsabilité d’approuver la sélection du président d’un comité du conseil et de ses membres, bien que parfois cette responsabilité soit déléguée au président du conseil d’administration. Le comité fournira des rapports écrits de ses activités à chaque réunion du conseil. (Voir l’encadré 2.)

Chaque année, le conseil d’administration doit revoir et approuver le mandat de tous les comités du conseil afin d’assurer qu’ils sont à jour et que, en fait, ce comité est encore nécessaire. Le mandat de chaque comité définit:

  • Son but;
  • Son président (préférablement un administrateur du CA);
  • Son membership (incluant de préférence des non-administrateurs);
  • Ses responsabilités;
  • L’horaire des réunions et le temps à y consacrer;
  • Les personnes ressources au sein du personnel; et
  • Son budget.

Ce mandat devient un outil important pour que le conseil d’administration puisse suivre le rendement du comité. (Voir l’exemple à l’encadré 1.)

Groupes de travail du conseil

Les règlements donnent habituellement au conseil d’administration l’autorité de créer des groupes de travail (parfois appelés comités spéciaux) au besoin. Un groupe de travail est un «comité» formé par, et relevant du conseil d’administration, créé pour l’aider en élaborant des alternatives aux politiques et des recommandations afin que le conseil en prenne connaissance. Lorsqu’un groupe de travail est créé, on lui assigne une tâche clairement définie, un mandat et une date d’achèvement (parfois appelée « clause d’extinction ») pour ses activités.

Par exemple, un conseil d’administration peut créer un groupe de travail pour examiner et développer des recommandations au sujet d’une politique du conseil portant sur les critères d’adhésion, la discipline, l’éthique, ou les codes de conduite. Les groupes de travail présentent également des rapports écrits à chaque réunion du conseil.

Comités de l’ACP

Il s’agit des comités nommés par, et relevant de l’agent en chef du personnel, et traitant des questions administratives.

L’ACP décide qui siégera à ces comités et qui en occupera la présidence. De temps à autre, un administrateur peut être appelé à siéger à un comité de l’ACP – l’administrateur qui se trouve dans cette situation doit se rappeler qu’il siège à la demande de l’ACP et qu’il relève de lui.

Le mandat des comités de l’ACP définit:

  • Son but;
  • Son président (généralement un membre du personnel);
  • Ses membres (peut inclure du personnel, des administrateurs ou des non-administrateurs);
  • Ses responsabilités; 
  • L’horaire des réunions et le temps à y consacrer; et
  • Son budget.

Si un conseil d’administration a de la difficulté à déterminer si un comité donné doit être un comité du conseil ou de l’ACP, il peut se poser une question simple au sujet du travail du comité: si l’ACP avait beaucoup plus de ressources financières, inclurait-il dans son budget des fonds pour embaucher quelqu’un pour assumer les responsabilités du comité proposé? Si la réponse est oui, alors il s’agit probablement d’un comité de l’agent en chef du personnel.

Par exemple, le comité des relations publiques devrait-il être un comité de l’ACP? Le comité du bulletin devrait-il être un comité du conseil? Le comité du congrès devrait-il être un comité de l’ACP? Certes, chacun de ces comités fait un travail important, mais il effectue des tâches administratives que l’organisme n’a généralement pas les moyens de confier à un nouvel employé. La solution consiste par conséquent à faire appel à du personnel non rémunéré (c’est-à-dire des bénévoles) pour effectuer le travail. L’ACP est responsable de la réalisation réussie de ces fonctions administratives et il est imputable de leur réalisation vis-à-vis le conseil. Par conséquent, l’ACP devrait avoir la responsabilité de choisir les membres de ces comités, de déterminer leur mandat et de suivre leur progression.

Les conseils d’administration qui connaissent du succès savent comment accomplir de grandes choses, en dépit de ressources financières et humaines limitées. Il est possible de réaliser de grandes choses si le conseil d’administration parvient à structurer l’OSBL de façon à reconnaître l’importance et le but des comités relevant du conseil et des comités relevant de l’agent en chef du personnel.

ENCADRÉ 1

Mandat type d’un comité relevant du conseil d’administration: le comité d’éthique

But du comité d’éthique

Le comité:

  • Régir la conduite des membres conformément aux règlements de l’association.

Président du comité et membres

Le comité d’éthique est constitué d’un administrateur à la présidence, et de quatre membres de l’association nommés par le conseil d’administration.

Présidente: Kathy Gutierrez

Membres: Bill Jahutka

Miles Standish

Naomi Lim

Sam Markus

Responsabilités

  • Recevoir les plaintes du public en ce qui concerne la conduite des membres
  • Enquêter au sujet des plaintes et de possibles infractions
  • Résoudre les plaintes avec rapidité, équité et respect de la confiance accordée à l’association
  • Informer le conseil d’administration, les membres et le public de ses conclusions

Réunions et temps requis

Les réunions du comité ont lieu le premier jeudi de chaque mois de 18 h à 21 h. On s’attend à ce que chaque mois, les membres du comité consacrent environ six heures à des tâches liées au comité, en plus de participer aux réunions mensuelles.

Personnes ressources au sein du personnel

La personne ressource chez le personnel pour le comité est la directrice, services aux membres, qui assiste à chaque réunion du comité et prend en note le procès-verbal.

Budget

Le comité a un budget de -----$ et un budget de réunion de -----$. Aucune dépense ou engagement par rapport à ce budget ne peut être effectué sans autorisation du président du comité.

ENCADRÉ 2

Aider les comités à bien faire leur travail: 12 conseils pratiques

Plusieurs OSBL ont de la difficulté à se fier à leurs comités du conseil pour bien fonctionner. Trop souvent, les comités ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs parce que les membres ont peu ou pas de formation sur la façon de travailler ensemble de manière coopérative et efficace. Quelle devrait être la structure des comités? Comment les réunions des comités devraient-elles être gérées? Comment les comités peuvent-ils travailler le mieux possible avec le conseil d’administration?

Voici une douzaine de suggestions qui amélioreront le mode d’opération des comités du conseil.

  1. Les administrateurs devraient généralement siéger à un seul comité du conseil. Cela leur permet de concentrer leurs efforts sur le travail de ce seul comité, et sur le travail du conseil d’administration. De plus, en allant chercher des membres de comité à l’extérieur du conseil d’administration, l’OSBL sera en mesure d’identifier les membres de l’association susceptibles de devenir candidats au conseil d’administration.
  2. Pour sélectionner les membres d’un comité, ne jamais leur dire que leur engagement en termes de temps est minime. Ce n’est pas l’attitude mentale que doivent adopter les membres du comité.
  3. Ne sélectionnez pas uniquement des membres déjà testés et fidèles. Ce n’est pas leur rendre justice, et ce n’est pas rendre justice aux nouveaux membres. Abordez les personnes qui ont joint l’association récemment – elles apporteront des idées fraîches, une anticipation et une énergie nouvelle aux réunions. Rappelez-vous aussi qu’en participant, ces nouveaux membres manifesteront une loyauté accrue envers l’association.
  4. En abordant des membres potentiels de comité, tentez de savoir ce qui les intéresse. Si une personne est indifférente face au perfectionnement professionnel par exemple, il est inutile de la faire participer aux travaux du comité de perfectionnement professionnel. Mais ne les abandonnez pas. Donnez le nom de cette personne au président du comité qui traite d’un domaine qui intéresse le membre potentiel d’un comité.
  5. Dirigez les réunions de comité efficacement. Voici quelques techniques éprouvées. Débutez la réunion à l’heure et ne récapitulez pas les sujets déjà couverts pour les retardataires—cela ne les incite pas à arriver à l’heure. Au début de la réunion, annoncez à quelle heure la réunion se terminera. Préparez un ordre du jour et distribuez-le à l’avance. Assurez-vous qu’une personne prend en note le procès-verbal de la réunion et distribuez-le avant la prochaine réunion. Assurez-vous que le procès-verbal indique quelles sont les mesures à prendre, par qui et dans quel délai.
  6. Les présidents de comités devraient déléguer, déléguer et encore déléguer! Si chaque membre du comité en fait un peu, personne n’est alors chargé d’effectuer seul tout le travail. De plus, en déléguant, tous les membres du comité ont la chance de participer.
  7. Si un projet du comité exige deux personnes, formez une équipe composée d’un membre expérimenté et d’un nouveau venu. Vous en retirerez une grande synergie.
  8. Distribuez le travail également parmi les membres du comité. Ce n’est pas parce qu’une personne est très assidue et efficace qu’il faut la surcharger, car cela mène à l’épuisement.
  9. Si des membres du comité n’effectuent pas les tâches qui leur sont assignées, remplacez-les. Le moral du comité en souffrira si vous ne le faites pas.
  10. Le rôle du comité consiste à effectuer le travail détaillé. Le comité devrait soumettre des recommandations au conseil d’administration de sorte que l’attention, lors des réunions du conseil, soit dirigée vers la discussion des recommandations et non vers les détails.
  11. Les rapports des comités présentés au conseil doivent être concis, et identifier clairement les recommandations spécifiques.
  12. Les rapports des comités doivent être distribués aux membres du conseil avant leur réunion pour leur permettre de les lire à l’avance.

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