Un CA engagé est un CA puissant

Par Elizabeth Watson

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Comment décririez-vous votre conseil d’administration? Est-il engagé dans son travail et représente-t-il un atout précieux pour votre association? Ou se contente-t-il de passer au travers des motions pendant ses réunions, réfléchissant peu et comprenant à peine en quoi ses actions contribuent au succès de l’organisation?  Le paysage actuel complexe exige l’engagement du CA de l’association avec l’objectif de s’assurer que son centre d’intérêt et ses activités contribuent à la réussite organisationnelle.

Selon un sondage mené par la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA), le principal problème de gouvernance identifié par les directeurs de la SCDA était le manque d’engagement des conseils d’administration face à leur travail. Le même sondage révélait aussi que 87 % des agents en chef du personnel affirmaient que leur association ne survivrait pas sans innovation, tandis que seulement 50 % croyaient que leur CA avait la volonté d’investir temps et effort afin de susciter l’innovation.

Dans notre travail avec des centaines d’organisations pendant la dernière décennie, nous avons observé une corrélation directe entre un CA compétent et engagé, et le succès organisationnel. Les meilleurs CA gouvernent avec intention, en acceptant d’abord la responsabilité du succès de leur organisation puis en s’assurant que chaque activité de gouvernance est menée dans un but précis et de manière proactive pour soutenir ce succès. Des membres du conseil engagés comprennent le contexte organisationnel, concentrent leurs efforts sur les bons enjeux, exécutent leur travail avec détermination et participent de manière constructive (entre eux et avec le personnel) par le biais d’un dialogue stimulant, persuasif et inspirant.  

Signes du désengagement possible du CA : 

  • les membres du CA arrivent mal préparés;
  • les membres du CA et la direction sont souvent frustrés parce que même les décisions les plus directes prennent trop de temps;
  • un petit nombre de membres du CA se partagent la part du lion du travail du conseil; et
  • la direction compose avec le CA ou l’ignore totalement.

Le désengagement est un signe de problèmes plus profonds sur lesquels il importe de se pencher.  Lorsque nous rencontrons des administrateurs désengagés, nous observons aussi certains problèmes sous-jacents courants.

Absence de but

Les membres du conseil ne comprennent l’orientation de l’organisation, sa raison d’être, et le rôle du conseil dans son succès. Avoir un but est un élément essentiel pour trouver une signification à notre travail – lorsque le travail du CA cesse d’être significatif, le désengagement s’installe ensuite rapidement.

Manque de clarté

Les membres du conseil ne connaissent pas bien le rôle qu’ils jouent. Cela donne souvent lieu, à la table du conseil, à des discussions sur les mauvaises questions, au mauvais niveau et/ou à la paralysie décisionnelle. Quand le CA manque de traction, ses membres commencent à remettre en question le temps et les efforts qu’ils consacrent au travail du CA.

Manque d’information de grande qualité

La direction ne fournit pas le type d’information nécessaire pour que le CA participe à un dialogue significatif et prenne des décisions. En l’absence d’information utile, les membres du conseil se sentent mal préparés à prendre des décisions et les conversations peuvent ralentir et devenir improductives. Il en découle éventuellement un désengagement des membres du conseil.

Manque de formation et d’appui.

On n’offre pas aux membres du conseil la formation et l’appui dont ils ont besoin pour être bien préparés à leur rôle. Personne n’aime être placé dans une situation où on ne croit pas pouvoir se développer. Les membres du conseil se désengageront souvent s’ils ont le sentiment qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances pour contribuer.

Manque de leadership

Aucun solide leader n’est présent au sein du conseil pour traiter les enjeux sous-jacents et créer une culture de participation et d’engagement total. Tout CA a besoin d’un fort leadership pour donner le ton de la conversation, tenir les membres du CA responsables, et créer une culture caractérisée par de solides dialogues, un processus intentionnel, un apprentissage dynamique et des décisions claires.

Au fil des ans, un certain nombre d’organisations ont tenté d’améliorer l’engagement de leur CA en adoptant les plus récents exercices de renforcement d’esprit d’équipe tels que la création d’un clavardoir, une soirée pizza, des jeux de cordes ou des articles promotionnels à chacun. Toutefois, de telles solutions de renforcement de l’engagement visent uniquement à traiter les symptômes superficiels plutôt que les causes sous-jacentes – et elles se sont révélées inefficaces à créer un réel changement.

Les conseils d’administration qui s’attaquent aux malaises sous-jacents commencent cependant à voir un changement significatif dans la manière de fonctionner du conseil et les administrateurs commencent à ressentir ce que signifie de faire partie d’une équipe très engagée. Les CA les plus engagés avec lesquels nous travaillons ne sont pas ceux qui parlent d’engagement, mais qui parlent plutôt d’évaluer leur propre efficacité et priorisent ce qui améliorera leur fonctionnement. Bref, ils commencent à gouverner ave intention.

Conseils pour bâtir un meilleur CA 

  • parlez de but
  • recherchez le leadership dont vous avez besoin.
  • préparez-les au succès.
  • bâtissez en puisant dans les rétroactions
  • comblez les lacunes en matière de formation
  • obtenez la bonne information
  • ayez les bonnes conversations
  • formulez les rôles et responsabilités

Quels sont donc les leviers pour bâtir un conseil d’administration à haut rendement qui aura un grand impact sur l’engagement?

Parlez de but.

Le conseil doit discuter de la raison d’être de l’organisation et du rôle que joue le CA dans le succès de l’organisation. Si vous avez le sentiment que l’organisation doit creuser la question de sa raison d’être, vous devez formuler à haute voix vos inquiétudes. À un moment ou à un autre, toute organisation doit réévaluer la raison de son existence. Ce n’est pas un processus rapide et facile, et le conseil doit s’aligner autour de ce besoin de clarification. Il faut élaborer un processus qui engage le conseil et la direction dans ce dialogue. S’il est bien mené, la clarté et l’harmonisation autour du but qui en découleront redonneront de la vigueur et de la vie aux membres du conseil.

Recherchez le leadership dont vous avez besoin et préparez-le au succès

Les bons leaders fixent un standard d’excellence et de rendement élevé. Un solide leadership au conseil apporte une combinaison des éléments suivants :

  • conscience de l’importance du rôle du leader et ce que ce rôle exige;
  • expérience pour comprendre comment naviguer dans des situations difficiles et souvent politiques;
  • connaissance de la gouvernance, du rôle du CA et de sa responsabilité dans le succès organisationnel;
  • aptitudes à amorcer des conversations difficiles, à faciliter, et à concevoir un ordre du jour efficace;
  • appréciation de diverses perspectives et capacité à s’assurer que toutes les voix sont entendues; et
  • engagement envers le but sous-jacent de l’organisation.

L’une des choses les plus importantes qu’un CA peut faire est de créer un solide processus de recrutement pour attirer d’excellents membres du conseil et de futurs leaders. On devrait fournir aux leaders de la relève des possibilités de formation pour les aider à se préparer à leurs responsabilités de leadership.

Bâtissez sur les rétroactions.

Assurez-vous que votre CA reçoit des rétroactions de grande qualité de la part des membres du conseil et de la direction sur le fonctionnement du CA. Ces rétroactions peuvent prendre la forme d’une évaluation du conseil et commencer avec quelque chose d’aussi simple qu’une séance de rétroaction de dix minutes pendant une portion à huis clos d’une réunion du conseil. Les rétroactions permettent à un conseil de commencer à voir les enjeux qui se cachent sous la surface.

Comblez les lacunes en matière d’apprentissage.

La plupart des gens avec lesquels nous travaillons sont motivés par la formation de grande qualité. Quelles sont certaines des lacunes de formation courantes qui existent au sein de votre conseil, et quelles sont certaines des façons intéressantes de combler ces lacunes? Assurez-vous que le président du conseil et de la gouvernance a des conversations avec chacun des membres du conseil afin d’identifier toute lacune de formation pouvant être comblée par un cours, une visite, ou quelques heures passées avec le directeur général ou un vice-président. La formation n’a pas à être dispendieuse pour être efficace.

Obtenez la bonne information – ayez les bonnes conversations

La direction joue un rôle important pour établir les bonnes conversations dans la salle du conseil. Si le matériel fourni par la direction avant une réunion du CA est bourré de détails, les chances sont fortes pour que les discussions du conseil se concentrent sur le même degré de détails. Par ailleurs, si la direction met la table pour un survol stratégique et prépare la discussion avec de bonnes questions, les chances sont fortes pour que le conseil reste au niveau stratégique dans sa discussion. Afin d’obtenir le bon niveau d’information, planifiez une conversation entre le CA et le directeur général afin de discuter de la qualité et de la quantité d’information.

Formulez les rôles et responsabilités.La clarté des rôles est essentielle.

Consacrez du temps à faire en sorte que les politiques de gouvernance de votre conseil établissent clairement les rôles et responsabilités des leaders du conseil, de chaque administrateur, des comités et des cadres. Cette initiative prend parfois des proportions plus importantes que prévu, mais il suffit parfois d’un peu de peaufinage et d’éducation.

Rien n’est plus significatif et engageant que de faire partie d’un CA qui fonctionne bien, au service d’une organisation qui formule clairement son but. Il faut plus que quelques projets symboliques miracles et exercices de renforcement d’esprit d’équipe pour bâtir un CA qui fonctionne bien.  Bâtir un CA efficace est un exercice permanent, intentionnel, qui doit trouver sa place au haut de l’ordre du jour de votre conseil d’administration.

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