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Comment simplifier le flux de travail de votre équipe à l'aide d'outils interactifs

Comment simplifier le flux de travail de votre équipe à l'aide d'outils interactifs

On estime aujourd'hui à 70 000 le nombre d'associations au Canada.

Cependant, que l'association s'occupe de parler en public ou de construire une maison, les PDG de chacune de ces organisations auront tous une tâche commune.

Cette tâche? L’optimisation, notamment, mieux faire ce que l’entreprise fait déjà.

Un domaine dans lequel les PDG des associations peuvent faire une réelle différence en matière d’efficacité est celui des flux de travail en équipe et des processus de flux de travail spécifiques.

Dans cet article, nous allons examiner sept solutions rapides pour rationaliser les tâches, les interactions et les communications qui se déroulent au sein des associations au quotidien, à l’aide de quelques outils interactifs pratiques.

Victoire rapide #1: limiter le multitâche

Lorsque les budgets sont serrés et que les ressources sont rares, les PDG, les dirigeants d'associations et les membres de leur équipe peuvent avoir le sentiment qu'ils devraient faire deux choses à la fois pour que tout soit fait.

Cependant, des recherches menées par l'Université du Michigan suggèrent que le multitâche peut réellement entraver la productivité, en particulier lorsque les utilisateurs alternent entre des tâches complexes et plus simples.

Pour aider le personnel de votre association à garder les choses simples et à se concentrer sur une tâche à la fois, vous pouvez encourager l'utilisation d'applications qui bloquent les distractions.

Voici comment ça marche:

Des applications telles que SelfControl et Freedom permettent aux utilisateurs de s'interdire l'accès à certains sites Web ou à leurs courriels pendant un laps de temps déterminé.

Le plus:

Si certains membres de votre équipe ont besoin de passer du temps à écrire, il existe des applications telles que FocusWriter qui bloquent tout sur un écran d'ordinateur, à l'exception de la zone qui sert à l'écriture.

Victoire rapide #2 : : surcharger les réunions

Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps aux organisations.

Il y a plusieurs façons de rendre les réunions plus efficaces. L'une des solutions consiste à remplacer les réunions par des regroupements.

Quelle est la différence? Les regroupements se déroulent dans une salle conçue pour être efficace. Certaines organisations les appellent des salles de guerre.

Souvent, il n’y a pas de places assises dans les salles de regroupement, car il a été prouvé que les regroupements effectués debout réduisent la durée des réunions de 25%.

Les salles de regroupement sont équipées des dernières technologies, telles que des écrans audio et interactifs de premier ordre.

Les écrans interactifs permettent à tous les participants d’accéder instantanément aux documents de l’association tels que les rapports, les diagrammes et les présentations.

Les participants peuvent ensuite manipuler ces documents en temps réel en utilisant tout, d'un stylo à la paume de leur main, pour faire passer leur message rapidement et avec précision.

Victoire facile #3: accélérer les communications

Les statistiques montrent que, si certaines personnes répondent à leurs courriels professionnels dans les deux minutes qui suivent leur réception, beaucoup attendent entre 12 et 24 heures avant de répondre.

Cependant, 12 à 24 heures peut être une longue période pour les associations. Surtout si vous êtes en pleine campagne de financement.

Une façon de simplifier le monde de la communication par courrier électronique en interne consiste à configurer la messagerie instantanée au sein d'une association. Des applications telles que Slack et Flock permettent aux membres du personnel et aux bénévoles de communiquer entre eux en temps réel.

Victoire facile #4: pour ces courriels essentiels

Les enquêtes montrent qu’en utilisant une application de messagerie instantanée telle que Slack, les organisations peuvent réduire de plus de 48 pourcents le nombre de courriels qu’elles envoient en interne.

Alors, que faites-vous des 52 pourcents restants?

Eh bien, il existe une technologie qui peut rendre ces courriers électroniques plus efficaces.

Prenons le logiciel de productivité de Boomerang, par exemple. Il indique aux utilisateurs comment planifier les courriels à des moments optimaux, vous rappelle quand quelqu'un n'a pas répondu à un courriel et vous invite à envoyer un rappel.

Le résultat: efficacité et productivité accrues.

Victoire facile #5: resserrer le flux de travail lié au recrutement

Un document de recherche récent de Deloitte intitulé Lead or be Led examine les problèmes uniques auxquels sont confrontées les associations à but non lucratif.

La conclusion est la suivante: le recrutement est un domaine qui peut constituer un problème majeur pour les organisations à but non lucratif, les associations étant souvent incapables de rivaliser avec les entités à but lucratif pour attirer les meilleurs talents.

C’est là que prêter attention aux processus de recrutement peut donner l’avantage aux associations.

Effectuer des tâches telles que le tri des CV et la planification des entretiens peut demander beaucoup de travail et de temps, ce qui signifie que les entreprises à but lucratif disposant d'un logiciel de recrutement automatisé simple et coûteux peuvent souvent contacter les meilleurs candidats avant vous.

Heureusement, il existe un logiciel de recrutement automatisé conçu pour les organisations à but non lucratif, tant du point de vue de l’échelle que du prix.

Le prix pour la publicité d'un seul rôle peut être aussi bas que 49$ USD avec des systèmes tels que ApplicantPro.

Victoire facile #6: lustrez vos médias sociaux

Que ce soit l’Association canadienne des guides de montagne ou l’Association of Graphic Designers, des associations existent pour le bénéfice des communautés et des groupes.

Par conséquent, la prise de contact avec ces communautés et groupes est un élément fondamental qui fait partie des activités quotidiennes.

Toutefois, l’exécution de comptes de médias sociaux peut être une tâche fastidieuse. Cela prend encore plus de temps si vous utilisez plusieurs plates-formes, telles que Twitter ou LinkedIn.

La solution: adopter des outils de gestion des médias sociaux vous permettant de planifier du contenu sur plusieurs plates-formes à la fois.

De nombreux fournisseurs de solutions tels que HootSuite, Buffer et Later offrent des réductions pour les organisations à but non lucratif.

Ne faites pas les choses à moitié

Quel que soit le secteur dans lequel vous vous trouvez, l’un des plus grands défis des associations est de veiller à ce que toutes les personnes impliquées aient le bon équilibre entre leurs tâches.

Des processus de travail inefficaces peuvent amener une personne à avoir une liste de tâches aussi longue que son bras, alors que la personne assise à côté d’elle s’ennuie tellement qu’elle se retrouve à jouer sur son téléphone pendant une heure chaque jour.

Une répartition disproportionnée des tâches entraîne des pertes d'efficacité en chemin.

Une solution rapide?

Utilisez une application de gestion des tâches.

Des plates-formes telles que Trello et Jira vous permettent de voir en temps réel qui travaille sur quoi afin que les travaux progressent de manière fluide et efficace.

En résumé…

L'efficacité est essentielle dans les associations:

Alors que certaines entreprises agissent comme si elles avaient de l'argent et du temps à perdre, les associations doivent s'efforcer d'en économiser afin d'offrir le meilleur service et le meilleur soutien possible à ceux qui en dépendent.

En règle générale, il est toujours possible d’améliorer l’efficacité des processus de flux de travail en équipe.

Les associations peuvent utiliser des outils pour améliorer l'efficacité de toutes sortes de processus de flux de travail, notamment:

•             Réunions

•             Communications internes

•             Recrutement

•             Médias sociaux

•             Gestion de projet

En améliorant l'efficacité de ces processus, les PDG d'associations peuvent à la fois étirer leurs budgets et trouver du temps supplémentaire pour le développement et l'innovation.


About the author

Natalie Harris-Briggs est vice-présidente du marketing chez Avocor. Elle est une experte dans le secteur de la technologie et de l’audio avec plus de 20 ans d’expérience dans la vente et le marketing pour certaines des plus grandes marques du monde. Elle a pour passion d'aider les entreprises à se développer et à introduire de nouvelles technologies à l'échelle mondiale.

 

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