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Associations: 10 ans, 10 vérités

Associations: 10 ans, 10 vérités

En janvier dernier, j’ai fêté le cap des 10 ans passés dans mon association, ce qui m’a fait réfléchir à toutes ces années passées et à combien j’ai appris pendant cette période. J’ai pris mon poste actuel en ayant déjà de l’expérience dans le milieu associatif, mais c’était un nouvel environnement pour moi, alors j’ai dû apprendre. Depuis, j’ai été impliquée dans une variété de projets et d’initiatives, des relations avec les membres à la gouvernance, un domaine sur lequel je me concentre présentement. J’ai eu l’occasion de travailler avec un grand nombre de personnes très intéressantes partout au Canada. Bien que notre association soit passée par des hauts et des bas, j’aime mon travail et ce qu’il m’amène à faire.

Lorsque j’ai commencé à organiser mes pensées pour écrire ce blogue, ces dernières sont d’abord apparues comme une série de clichés. Au cours des dix dernières années, j’ai eu l’occasion de connaitre la vérité derrière chacun de ces clichés. Je suis sûre que c’est aussi le cas pour vous, et que certaines situations s’appliqueront à votre propre environnement de travail.

 

1. “Le changement est continu”

Notre association est faite de membres de passage seulement, car ces derniers sont des docteurs en résidence qui suivent une formation spécialisée. Cela signifie que chaque année, notre base de membres et de volontaires font l’objet d’un renouvellement important. Nous travaillons sans relâche pour en mitiger les effets, en s’assurant par exemple qu’une séance d’orientation soit offerte pour chaque rôle, et en capturant par écrit toutes nos réglementations, nos procédés et nos procédures.

Mais tout changement n’est pas inévitable. Le fait que notre conseil d’administration change à chaque année ne veut pas dire que nos problèmes disparaissent, ni que les projets en cours cessent. Il est important que les bénévoles et le personnel restent conscients des priorités de l’association et de ces approches passées, et qu’ils gardent en tête ce qui s’en vient, même après que les bénévoles soient partis.

Le changement a aussi ses avantages. Même si nous sommes tristes de voir les bons bénévoles s’en aller lorsqu’ils commencent à exercer, nous avons la chance de voir de nouvelles personnes arriver et apporter avec elles des idées fraiches et des centres d’intérêts nouveaux. Cela nous évite de devenir périmés.

 

2. “Le temps c’est de l’argent.”

Mon association est financée par les frais d’adhésions des membres, et reste toujours vigilante sur la façon de les utiliser. Mais pour nos bénévoles le temps, souvent, a plus de valeur que les frais d’adhésions qu’ils payent. Nous avons donc l’obligation de nous assurer que nous donnons à leur temps sa juste valeur. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit de tenir des réunions. Nos bénévoles proviennent de tout le Canada, et nous savons que notre association n’est qu’une seule de leurs priorités. Il est fondamental que si nous les faisons venir pour une réunion en personne ou par téléconférence, nous devons utiliser leur temps avec autant d’efficacité que possible.

Nos téléconférences avec nos bénévoles ont tendance à être tenues en soirée, alors que les réunions en personne sont organisées pendant les fins de semaine. Nous devons donc aussi penser à l’impact que ces heures supplémentaires ont sur le personnel qui organise ces réunions. Les remises de temps sont la pratique par défaut au bureau, mais cela doit être bien organisé pour que l’association continue de fonctionner, et que tout le personnel puisse avoir des jours de repos. Pour y parvenir, nous prévoyons le personnel de renfort longtemps à l’avance, et déterminons qui doit participer à quelle téléconférence.

L’ordre du jour pour chaque réunion doit être organisé de façon à pouvoir tirer parti du temps disponible le plus possible. La plupart du temps, les tâches comme l’examen de documents sont réservées pour les discussions en ligne, grâce à l’utilisation de Google Drive ou Dropbox ou d’outils de ce genre. Les membres du CA sont chargés de garder les conversations pertinentes et ciblées sur un but précis, au lieu de les laisser ouvertes.

 

3. “Oublier de se préparer, c'est se préparer à un échec.”

Il n’y a pas grand-chose de pire pour un employé que d’être en réunion et de s’apercevoir d’avoir oublié de partager une information clé. Ou que la personne en charge de donner la présentation doit utiliser un vidéoprojecteur mais que son ordinateur éprouve des difficultés à s’y connecter. Ou bien de voir la conversation à propos de l’un des points de l’ordre du jour dériver car personne n’a eu le temps de lire la documentation de référence. Les participants à la réunion sont alors agacés, ce qui affecte le ton de la réunion (et possiblement son résultat).

Un préparation adéquate a une réunion aide souvent à prévenir toute catastrophe. Discuter de ce qui est prévu pour chaque réunion en début d’année avec les bénévoles les aide à se préparer en avance. Définir des directives et des listes de contrôle pour chaque tache et chaque responsabilité pour chaque personne permettra de ne pas prendre de retard, et vous permettra d’avoir des archives pour vous aider à vous organiser la fois d’après. Prévoyez beaucoup de temps pour la préparation et la révision des documents par les participants en avance de la réunion.

Bien sûr, on ne peut pas tout prévoir, et contrairement à ce que vous aviez prévu, les échéances ne sont pas toujours tenues. Cependant, il s’agit-là d’un domaine où vous pouvez obtenir des changements et des résultats positifs immédiatement.

 

4. “Promettez moins, faites plus.”

Il est bon d’avoir de grandes ambitions, mais elles doivent aussi rester réalistes. Il faut toujours se concentrer sur la qualité avant la quantité. Au cours des dernières années, nous avons réorganisé nos locaux pour accueillir plus de personnel. Mais cela ne signifie pas que notre capacité à accepter plus de travail soit sans limites. A cause du renouvellement fréquent de nos bénévoles, nous devons tempérer leurs attentes en nous assurant qu’ils comprennent quels projets doivent perdurer tout en accommodant leur désire de laisser une marque lors de leur passage.

Pour y parvenir, il est essentiel que les bénévoles, surtout le conseil d’administration et ses dirigeants, reçoivent une formation sur le travail que nous effectuons, dès leur arrivée. Le personnel est impliqué dans l’organisation de discussions au niveau du conseil d’administration, du comité, et du bureau. Nous avons aussi commencé à encourager le personnel et les bénévoles à penser aux ressources que chaque projet va requérir, et comment tout cela est en ligne avec nos priorités, telles qu’elles sont définies dans notre plan stratégique. Nous encourageons également les bénévoles à déterminer quelle charge de travail ils peuvent prendre sur leurs épaules, en fonction de leur rôle.

Nous devons toujours être prudents quant à notre niveau d’implication avec nos parties prenantes. En tant que médecins résidents, nos bénévoles sont souvent recherchés pour servir au sein de comités dans les domaines de la formation médicale postdoctorale. La liste de ces postes s’est allongée drastiquement depuis mes débuts, nous avons donc dû penser à quels rôles nous voulions dédier nos bénévoles, et pourquoi. Nous n’acceptons plus les rôles de peur de rater une belle opportunité, nous basons notre décision sur la valeur ajoutée de ces partenariats pour l’association.

 

5. “L'imitation (peut être) la forme la plus sincère de flatterie.”

Notre association n’est pas unique. Bien que certains aspects nous différencient, les problèmes auxquels nous faisons face avec nos parties prenantes et le secteur à but non lucratif au sens large sont très communs. Savoir que nous ne sommes pas seuls est réconfortant. Cela veut aussi dire que la solution à 'ce problème' existe quelque part, il faut juste la trouver.

Traditionnellement, nous nous sommes tournés vers nos parties prenantes lorsque nous étions à la recherche d’inspiration, mais plus récemment, nous sommes allés plus loin, afin de voir ce que les autres organisations ont à offrir. Par exemple, si nous avons besoin d’exemples de politiques particulières, nous pouvons effectuer une recherche sur internet et voir si qui en ressort. Si nous souhaitons connaitre comment d’autres organisations évaluent la performance de leurs bénévoles, nous pouvons conduire une analyse du milieu afin d’identifier les meilleures pratiques.

Cela ne veut pas dire toujours dire reproduire ce que font les autres. Lorsqu’ils d’agit de certains projets, les parties prenantes ont surement quelque chose de solide déjà en place, alors pourquoi chercher à réinventer la roue? Dans d’autres cas, ce qui est applicable dans un certain environnement ne l’est pas au domaine de la formation médicale postdoctorale. Connaitre votre mandat et vos priorités est essentiel, afin de ne pas vous écarter de vos objectifs.

 

6. “Le diable est dans les détails.”

Je m’assure par dessous tout que l’on mette à disposition de nos bénévoles toutes les informations dont ils puissent avoir besoin pour prendre de bonnes décisions, mais j’ai appris avec le temps qu’il est important de distribuer ces informations sous un format qui puisse être digéré. Par exemple, le nombre de documents produits pour notre conseil d’administration peut être très important, et si tous font plus d’une page, cela pèse un poids trop lourd sur les épaules des participants. Nous essayons présentement de limiter nos neuf mises à jour sur les comités à deux pages, avec plus de détails en pièce jointe si nécessaire. Nous avons également mis en place une date de soumission avant les réunions pour que les participants aient le temps de prendre connaissance avec les documents.

On me demande souvent de retourner les détails d’une décision passée, ou d’un point de vue sur certains dossiers. Heureusement, la plupart de nos documents de ces 15 dernières années sont disponibles en format digital, ce qui rend ce type de recherche plus facile. Mais avoir plusieurs approches sur la conservation de différentes archives peut être difficile. Le niveau de détail peut varier dépendamment de la période recherchée. Et si l’information recherchée ne se trouve pas dans les minutes, il est difficile de savoir ce qui a été décidé lors de la réunion.

Depuis plusieurs années, nous nous efforçons d’enregistrer les réunions du CA, afin de pouvoir consulter les enregistrements si ce que nous cherchons ne se trouve pas déjà dans les minutes. Récemment, nous avons fait l’effort de standardiser le processus de motion afin de nous assurer d’avoir une copie écrite exacte de la formulation utilisée pour chaque décision prise par le CA. Chaque motion propose doit inclure un formulaire complété qui définit le contexte et les considérations à prendre avant la décision finale.

 

7. “Plusieurs mains allègent le travail...”

Depuis que j’ai joint l’association, les effectifs ont grandi, pour passer de 3 à 9 employés a temps plein. Cela nous a permis de repartir la charge de travail et d’entreprendre de nouvelles initiatives. Nous avons aussi pu nous concentrer sur plusieurs domaines d’expertise. Par exemple, je peux laisser un de mes collègues prendre soin de l’organisation des réunions, et je peux me concentrer sur la création et la révision de politiques. Ou alors une seule personne peut être en charge des bénévoles qui assistent aux réunions des parties prenantes.

Notre base de bénévoles a aussi grandi. Nous avons présentement 122 médecins résidents qui offrent leur temps au sein du CA, d’un comité, ou comme agent de liaison. Bon nombre de ces personnes endossent plusieurs rôles (en particulier les membres du CA). Souvent, cependant, nous encourageons autant de bénévoles que possible à offrir des opportunités de leadership à autant de membres que possible. Avoir une bonne base de bénévoles nous aide à augmenter notre crédibilité envers nos membres et nos parties prenantes.

 

8. Par contre, “ trop de cuisiniers gâtent la sauce.”

Tout le monde n’a pas besoin de donner son avis sur chaque problème. Cela ferait beaucoup de problèmes à gérer pour votre personnel si c’était le cas, et certains de ces problèmes ne les concerneraient même pas. Vous pouvez perdre du temps dans les formulations, ce qui peut retarder certains projets. Cela peut aussi créer des tensions quant à qui doit prendre les décisions. Toutefois, il est important que les personnes appropriées puissent donner leur avis, lorsque nécessaire.

Lorsqu’un avis est nécessaire, il est toujours utile de savoir qui doit se faire entendre. Cela pourrait être un de nos experts sur le sujet. Ou bien un membre du CA prêt à défendre ses idées lors de la réunion du conseil. Ou encore le personnel qui sera en charge d’exécuter les décisions. Ou peut-être nos homologues provinciaux, en mesure d’offrir un contexte régional. J’ai donc tendance à vérifier deux fois plutôt qu’une avant de cliquer sur «Envoyer».

 

9. “Le message, c'est le médium.” (parfois)

La technologie a avancé à pas de géants depuis que j’ai commencé, et les réseaux sociaux aussi. Puisque nos membres sont de jeunes professionnels, il est important de rester à jour sur la façon et l’endroit où leur communiquer notre message. Au cours de dernières années, nous avions alloué beaucoup de ressources pour une présence sur les réseaux sociaux solide, et un site web attractif. Nous utilisons désormais des gabarits pour tous nos rapports, nos notes d’information, et nos présentations PowerPoint. Nous allouons également des ressources au marquage de tous les documents disponibles au public (communiqués de presse, etc).

Mais avant tout, nous utilisons ces outils pour supporter notre travail, non pas seulement parce qu’ils sont cool.

 

10. “C’est pas la fin du monde!”

Comme sur tous les lieux de travail, il y a de bons jours, et d’autres moins bons. Parfois, il peut y avoir de très mauvais jours. Dans ces moments-là, il est difficile de ne pas sombrer dans une spirale d’anxiété alors que nous essayons d’éviter la catastrophe.

Garder les choses en perspective est utile. Nos membres, en tant que médecins résidents, font face à des situations bien pires au sein de leur clinique, à tous les jours, sans relâche. Nous leur devons, ainsi qu’à nous-même, d’avoir autant de grâce sous pression. Dans nos métiers, même si quelque chose de mauvais se passe, cela s’atténuera avec le temps. C’est ensuite que nous aurons l’opportunité de réfléchir sur les moyens de mieux faire à l’avenir.

 


 

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Elizabeth Sneyd, Leadership, Gouvernance, Developpement Professionnel

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