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Que faire lorsque votre conseil d’administration ne fait pas son travail

Que faire lorsque votre conseil d’administration ne fait pas son travail

Que faire lorsque votre conseil d’administration ne fait pas son travail

Entre les âges de 14 à 20 ans, j’ai travaillé dans le supermarché A&P de mon quartier. Bien que j’aimais mon travail et les opportunités qu’il m’offrait de tisser des liens avec les clients, je trouvais assez difficile de chercher à répondre aux exigences de plusieurs gérants.

À la fin de mon service, je recevais parfois des commentaires de la part de quatre gérants différents. Le chef de rayon me disait ce qu’il voulait que je mette en place sur les tablettes. Le caissier en chef me dirigeait vers la caisse où je devais emballer les commandes d'épicerie. Le gérant adjoint me donnait une liste de choses à nettoyer dans le magasin. Et, parfois, le directeur du magasin me demandait de réaliser des taches qui semble-t-il ne pouvaient être réalisées que par moi.

Je n’avais aucun problème à faire ce qui m’était demandé et, la plupart du temps, tous les gérants étaient courtois et il était facile de travailler avec eux. Trop souvent, par contre, les délais qui m’étaient donnés n’étaient pas réalistes, et les priorités entraient en conflit.

On pourrait presque croire que je travaillais pour un conseil d’administration ...

En rétrospective, cette expérience est presque identique à celle de travailler avec un CA. Heureusement, dans mon cas, les gérants avaient des objectifs et une expérience en commun, ainsi qu’une relation forte puisqu’ils travaillaient ensemble à tous les jours. Ce n’est pas toujours le cas avec un conseil d’administration, où les membres ont des expériences mais aussi des objectifs différents.

Mais qu’en est-il si le conseil d’administration est si hétéroclite qu’il devient réellement impossible de le gérer?

C’est une question qui m’est souvent posée par les PDG et les directeurs exécutifs ayant atteint un point de rupture quant au positionnement et à la gestion de leur conseil d’administration.

 

Comment réparer un conseil d’administration

Au fil des années, j’ai facilité des dizaines de séances stratégiques et de gouvernance. Plusieurs des stratégies développées ont permis de renforcer l’alignement avec un conseil d’administration devenu trop difficile à gérer. Voici cinq de ces stratégies, que je vous encourage à utiliser lors de votre prochain conseil d’administration:

 

  1. Définissez les objectifs de la réunion avec le conseil d’administration, y compris ce qui est attendu de tous, comme par exemple être présent afin d’encourager la participation, la courtoisie, la collaboration, ainsi qu’une bonne attitude. Les règles de base sont la clé d’un conseil d’administration ou d’un séminaire réussis, et doivent être régulièrement révisées..
  2. Avant la réunion, contactez chaque membre du CA de façon individuelle afin de parler de leur point de vue sur l’état présent de l’organisation, ses défis, ses opportunités. De telles conversations individuelles aident à établir une relation et s’assurer que, en tant que PDG ou DE, les membres du conseil aient l’impression que vous soyez à leur écoute et comprenez pleinement leur point de vue.
  3. Lors de la réunion, participez de façon active aux conversations (au lieu d’essayer de les modérer ou de rester en retrait et d’observer). La modération n’est pas chose facile lorsqu’effectuée correctement, mais peut également réduire la productivité d’une réunion de façon significative. Si une forme de modération est requise, faites appel à un parti tiers, ou partagez la charge entre les différents membres du conseil.
  4. Après la réunion, contactez chacun des membres du conseil pour obtenir leur avis par rapport à la réunion, ce qu’ils en retiennent, et pour comprendre ce qu’ils pensent des priorités définies pour la suite. Des entretiens individuels permettent d’entretenir les rapports mais aussi d’assurer qu’il n’y a pas d’incompréhensions.
  5. Ne noyez pas les actions spécifiques au milieu du procès-verbal de la réunion. A l’inverse, faites la liste des commentaires et des idées sur un document de travail qui servira à définir le plan d’action pour vous et les membres du conseil, et ce jusqu’au prochain CA. Une réunion qui ne débouche sur aucune mesure claire est une réunion inutile.

Bien sûr, il est possible que vous rencontriez de la résistance de la part des présidents quant à certaines de ces étapes, en particulier sur la nécessité des rencontres individuelles. D'après mon expérience, ces rencontres sont nécessaires. La collaboration commence à l’écart du groupe, afin de bâtir petit à petit un consensus, mais aussi un point focal commun. Plus le CA représente un défi, plus ses stratégies deviennent cruciales si l’on ne veut pas qu’un conseil d’administration difficile à gérer ne devienne hors de contrôle.

 


 

Y a-t-il des conflits au sein de votre conseil d’administration? Cela empêche-t-il votre association de fonctionner correctement? Si c’est le cas, jetez un oeil à How to End the Turf Wars and Build Cohesive Relationships Between Units in Your Association par Ron Knowleds, FCMC.

 


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