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Bien gérer vos programmes de bénévolat

Bien gérer vos programmes de bénévolat

par Lori Gotlieb

La réussite des programmes de bénévolat dépend d’une attention constante

Lorsque vous vous penchez sur vos programmes de bénévolat, pensez-vous que votre modèle d’excellence pour l’engagement des bénévoles reflète les meilleures pratiques en place au Canada?

L’engagement des bénévoles est une relation cyclique sans vraiment de fin, mais qui commence avec l’intérêt qu’ont vos membres à s’engager toujours plus. Les meilleurs programmes d’engagement des bénévoles dans les associations sont construits sur une base solide, des principes directeurs, et des normes de pratique. Certaines de ces normes concernant les programmes de bénévolats sont décrites dans le Code canadien du bénévolat.

 

Normes de participation pour les programmes d’engagement des bénévoles

Les 14 points suivants définissent les meilleurs pratiques en terme d’engagement des bénévoles:

  1. Approche axée sur la mission: Le conseil d’administration et les cadres dirigeants offrent leur soutien au bénévoles et s’assurent que leurs rôles soient en rapport avec la mission.
  2. Ressources humaines: Les bénévoles sont valorisés et les ressources nécessaires au support de leur engagement sont en place.
  3. Politiques et procédures: Un cadre stratégique qui valorise l’engagement des bénévoles et qui défini les attentes et les limites de tous les partis est un place.
  4. Gestion des bénévoles: Une personne est désignée pour supporter l’engagement des membres.
  5. Gestion du risque et garantie de qualité: Les processus de gestion des risques sont en place afin d’évaluer, de gérer, et de mitiger les risques pouvant impacter les bénévoles et les membres.
  6. Rôle des bénévoles: Une description claire et concise des responsabilités de chaque personne est communiquée à tous les participants au programme.
  7. Recrutement: Une stratégie visant à attirer tous types de participants – aussi bien vos membres que des personnes de l’extérieur - vers vos programmes de bénévolat doit être développée.
  8. Sélection: Le processus de sélection en place doit être en accord avec votre approche de gestion des risques, et doit être communiqué de façon transparente et compréhensible.
  9. Orientation et formation: Une orientation et une formation complètes sont offertes afin de minimiser les risques au sein de votre programme de bénévolat.
  10. Soutien et supervision: Différents niveaux de soutien reflètent les rôles de tous, et un mécanisme de rétroaction sur la performance est en place afin de donner et de recevoir des commentaires de façon régulière.
  11. Gestion des dossiers: Les exigences législatives actuelles et les formulaires qui les accompagnent sont documentés et archivés de façon confidentielle.
  12. Technologie: La technologie est utilisée pour supporter et impliquer les bénévoles de manière significative.
  13. Reconnaissance: La contribution des bénévoles est reconnue et appréciée au moyen de méthodes formelles et informelles.
  14. Évaluation: Un cadre d'évaluation est en place afin d’évaluer à la fois les activités des bénévoles, et l’efficacité de la stratégie d’engagement des membres.

 

Les risques de l’engagement des membres

Qu’est-ce qui peut être en danger, et où sont vos signaux d’alarme? Voici quelques exemples:

  • Risques pour votre réputation
  • Risques éthiques et moraux
  • Méthode de recrutement inappropriée ou incohérente
  • Utilisation inadéquate des équipements ou des produits portant votre marque
  • Politiques et procèdes peu clairs, et qui ne sont pas communiqués correctement
  • Processus d’application ou formulaires incomplets
  • L’analyse de gestion des risques de chaque position n’est pas passée en revue
  • Plan de relève médiocre
  • Manque de description des rôles et/ou des termes de référence
  • Manque d’un mécanisme de rétroaction

Cette liste est-elle déconcertante ou vous pensez au contraire avoir tous ces éléments déjà en place?

Souvent, on me demande comment renforcer un programme de bénévolat, et ma réponse est toujours la même. Assurez-vous d’avoir une base solide ainsi qu’un plan de gestion des risques en place. Trouvez la bonne personne pour le bon rôle. Supportez vos bénévoles de manière significative et déterminez, chaque année, quelles sont vos forces, et quelles sont vos faiblesses.

Et continuez de faire avancer votre locomotive, un centimètre à la fois.

 


 

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Lori Gotlieb, Benevolat, Leadership

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