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Les facettes de la gouvernance des associations – Comment garder le bon cap?

Les facettes de la gouvernance des associations – Comment garder le bon cap?

Une identité confuse au sein du conseil d’administration mène la gouvernance de l’association en eaux troubles.

Imaginons que les associations soient des bateaux. Imaginons ensuite que les relations, les procédés, et les stratégies que comprend le processus de gouvernance de l’association gardent ces bateaux à flots. Les associations doivent garder le cap établi au préalable par le capitaine et son équipage, déjà conscients de leurs obligations. Les organisations risquent de s’échouer ou de chavirer sans ce leadership clairement défini.

Beaucoup de défis qui font obstacle à une gouvernance efficace commencent avec un problème d’identité. Qui est responsable de quoi au sein du conseil d’administration n’est pas toujours clair. Régler ce problème demande beaucoup de temps – du temps qu’il serait plus utile de passer à répondre aux exigences opérationnelles. La nature des conseils d’administration contribue de façon majeure à ce problème.

Les membres du conseil sont désignés ou élus, souvent pour des mandats limités. Il n’est donc pas garanti qu’ils soient les personnes les mieux qualifiées pour le poste. Beaucoup de ces positions sont offertes avec peu voire pas de guidance de la part de l’ancien occupant du poste. À cause de cela, même les membres du conseil les plus qualifiés entrent en poste sans avoir une idée claire de leurs responsabilités.

Ultimement, une gouvernance appropriée et efficace commence par des membres du conseil d’administration informés. Ils doivent savoir ce qu’ils doivent faire, et comment le faire. Ils doivent être conscients de ce qui leur est propre au sein de l’association. À partir de là, ils doivent connaitre leur place parmi le reste du conseil et de l’association.

Quelles sont les conséquences lorsque les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas clairs?

 

La confusion du conseil d’administration se propage

En bref, lorsque la confusion règne, certaines choses sont susceptibles de ne pas être réalisées à temps – voire pas du tout. L’avancée d’une organisation vers le succès ralentit ou s’arrête le temps de reprendre en main les dispositifs qui permettent son avancée. Il doit toujours y avoir un chemin clairement tracé vers les objectifs, et les personnes en charge de la réussite de ce plan doivent être clairement identifiées.

Sinon, le bateau coule.

Les membres de l’association qui ne font pas partie du conseil d’administration sont également impactés lorsque les rôles et les responsabilités du conseil ne sont pas clairs. Les activités quotidiennes de ce dernier peuvent être interrompues si l’incertitude se traduit par des faux-pas et des erreurs de communication.

Par exemple, une association peut embaucher des salariés responsables des procédures opérationnelles. Si ce n’est pas clair pour les membres du conseil d’administration, ces derniers seront susceptibles de communiquer des décisions qui semblent être sous leur responsabilité, mais qui en fait dépendent des salariés. De la perspective des salariés, les membres du conseil s’occupent de choses qui ne les regardent pas. Cependant, les salariés n’ont peut-être pas le pouvoir d’ignorer ou de contredire les membres du conseil. Comment ces mandats contradictoires doivent-ils donc être gérés?

Par conséquent, le bateau commence à prendre l’eau.

 

Comment mieux définir les rôles de chacun afin de faciliter la gouvernance au sein de l’association?

Une gouvernance efficace va au-delà des problèmes de répartition des tâches. Cependant, clairement définir les rôles du conseil d’administration mais aussi du reste de l’organisation constitue un point de départ nécessaire. Les autres obstacles lies à la gouvernance de l’association ne pourront pas être évités si les responsabilités et les domaines d’action ne sont pas clairs.

La première étape pour régler ce problème consiste à clairement définir les compétences nécessaires pour occuper un poste précis. Voici quelques suggestions:

  • Détaillez les compétences et l’expérience requises pour chaque poste au sein du conseil d’administration. Ajustez votre processus de recrutement/nomination afin de répondre à ces exigences.
  • Une description précise des responsabilités du poste.
  • Préparez des trousses d'information afin de contribuer à informer les nouveaux membres du conseil d’administration.
  • Prévoyez une période de transition afin de permettre aux membres du conseil de former leur remplacement.

Une fois ces responsabilités établies et clarifiées, l’organisation doit s’assurer de leur mise en action. Des mécanismes doivent être mis en place pour adresser ces problèmes aussi tôt que possible. Si tel n’est pas le cas, il est peu probable que la gouvernance de l’association soit une réussite. Plus les membres du conseil sont laissés à eux-mêmes sans rappel à l’ordre, moins leur rôle a de sens.

N’oubliez jamais qu’une organisation se réfère à son conseil d’administration pour les questions de leadership. Plus le conseil a des difficultés à s’en tenir aux responsabilités qui lui sont propres, plus le concept de gouvernance efficace de l’association se dilue.

Le bateau coulera certainement.

 


 

Si vous souhaitez en apprendre plus sur les techniques de gestion des associations et en discuter avec vos pairs, participez au Congrès national et à la Vitrine SCDA 2018, cette année à Ottawa.

 

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Association, Gouvernance, Leadership

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