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3 étapes pour évaluer la santé de votre association

3 étapes pour évaluer la santé de votre association

 

La mesure du rendement est un point important bien trop souvent mis de côté par les associations et autres organisations à but non-lucratif. Il n’est pas rare de continuer de fonctionner comme si de rien était jusqu’à ce que l’organisation se retrouve sur les rotules, peu importe si la santé de cette dernière en pâtit. De nombreuses organisation concentrent leurs efforts sur les objectifs à court terme, et ne souhaitent gâcher ni leur temps ni leurs ressources pour réparer ce qui tient encore à peu près debout avant qu’il ne soit trop tard.

Afin de commencer à adresser ce problème, voici quelques conseils qui vous aideront à réaliser un bilan de santé de la performance de votre association. Cela permettra d’identifier les points faibles, mais aussi les points forts de votre association avant que le bien être de cette dernière ne se détériore.

 

Étape 1: La mesure du rendement de votre association commence au sommet

 

Savoir comment les choses pourraient mal tourner commence par comprendre la gouvernance de votre association. Cela veut dire faire une étude comparative des différents processus de gouvernance afin de les rendre le plus efficace possible ou, au contraire, les éliminer.

Tout procédé d’analyse ou d’évaluation commence par l’étude de la structure de l’association. Comment les décisions sont-elles prises? Comment le conseil les communique-t-il au personnel et/ou aux bénévoles?

Identifiez également les caractéristiques de votre organisation qui font obstacle au bon fonctionnement de la gouvernance au sein de cette dernière. Ces spécificités sont-elles en opposition avec la façon dont les décisions importantes sont prises, ou bien empêchent-elles les informations de circuler? Les deux à la fois?

La mesure du rendement de l’association se simplifie une fois passées ces premières étapes. Faites le suivi du temps nécessaire au conseil et à la direction pour prendre des décisions. Faites aussi le suivi du temps nécessaire à ces décisions pour devenir réalité. Ces données seront ensuite comparées au temps jugé suffisant pour les rendre concrètes.

Définir ces points de repère temporels signifie déterminer la durée optimale du processus de prise de décisions. Ces points peuvent alors devenir la référence pour la majeure partie des décisions prises dans l’entreprise, ou peuvent être très spécifiques afin de refléter un éventail de situations différentes. Votre organisation devra déterminer ce qui lui convient le mieux.

Une fois vos repères définis, commencez à collecter les données liées au temps de prise de décisions, ainsi qu’à la durée nécessaire à leur mise en action. Cela permettra d’identifier et de gérer les inefficacités, les embâcles, et les erreurs (voir les inaptitudes).

 

Étape 2: Identifier les employés de qualité

 

Les associations et autres organisations à but non lucratif reflètent les personnes qui travaillent pour elles. Cela comprend les membres du conseil et le personnel.

Si le conseil est inefficace, il n’est alors pas en mesure de communiquer ni directives claires, ni motivation, au reste du personnel. Cela peut avoir des conséquences catastrophiques en termes de politiques et de stratégies. Les principes de gouvernance en souffriront aussi.

Si le personnel est inefficace, il n’est pas en mesure de mettre en place les politiques nécessaires, ni de mener les opérations de l’entreprise à bien. Les aspects clés du management seront donc voués à l’échec (e.g., promouvoir de nouvelles sources de revenus), et le taux d’adhérence à l’association diminuera.

Tirer parti de la mesure du rendement d’une association de cette façon est assez simple. Faites le bilan des taches qui sont effectuées chaque jour, combien de temps leur exécution prend en moyenne, et définissez une notion de réussite, en fonction de l’objectif de ces taches, et de si ce dernier est attient ou non. Indépendamment de leur succès, ces procédés (et la façon dont ils sont gérés) engendrent-ils une baisse du moral ou de la satisfaction des membres?

Une évaluation formelle incluant les conseils d’administration, les PDG, le personnel, voire les membres, est essentielle à la réussite de ce procédé. Il faut aussi y inclure une partie dédiée uniquement à la satisfaction des membres, et qui va au-delà des simples données objectives habituellement récoltées. Cette partie est nécessaire afin de déterminer si ce succès a de la valeur ajoutée.

 

Étape 3: L’adhésion doit avoir une valeur ajoutée

 

Une organisation saine doit être en mesure d’offrir de la valeur ajoutée à ses membres. La définition de cette valeur parfois purement subjective. La valeur ajoutée peut se traduire par des avantages directs comme l’éligibilité à une police d’assurance ou bien à des rabais, par exemple. Elle peut aussi se traduire de façon moins quantifiable, comme par des opportunités de réseautage, une chance d’apporter son aide quelqu’un, ou bien l’accès à des informations protégées. Quoi qu’il en soit, cette valeur ajoutée doit être bien présente.

Encore une fois, la valeur ajoutée n’a pas la même définition pour tout le monde. La définition de la valeur pour les membres n’est peut-être pas la même que pour une organisation. Les membres vous laisseront d’ailleurs savoir s’ils pensent qu’il n’y a pas de valeur ajoutée, même si vous ne partagez pas leur avis. Cela peut se traduire par des plaintes et des remarques, ou bien par un taux de renouvellement des adhésions qui baisse. N’attendez pas que les remarques négatives s’accumulent avant d’agir. Commencez à analyser et à quantifier la valeur ajoutée offerte aux membres avant que cela ne devienne un problème. La valeur ajoutée offerte en ligne est probablement la plus facile à mesurer, grâce en autres à une plateforme une plate-forme d'analyse de données. Savoir utiliser tout le potentiel de ces données demande une formation adéquate, mais certains points rudimentaires peuvent être surveillés sans trop de difficultés, comme par exemple:

  • Mesure: Le site internet est peu fréquenté. Interprétation: Votre stratégie de génération de trafic est en difficulté.
  • Mesure: Beaucoup de pages sont visionnées mais le taux de rebond est élevé. Interprétation: Vous avez des difficultés à retenir les visiteurs en ligne.
  • Mesure: Les visiteurs passent moins de temps que prévu sur certaines pages de votre site. Interprétation: Le contenu de votre site ou son interface ne sont pas assez attrayants.
  • Mesure: Le trafic ne se dirige pas là ou vous souhaitez. Interprétation: L’appel à l'action est soit inefficace, soit pas assez clair.

Au-delà de votre site internet, il existe d’autres façons de mesurer le retour sur investissement de la valeur ajoutée. Le taux de rebond, d'ouvertures ou de clics de votre infolettre, par exemple. Le taux de participation à vos évènements. Les ventes. Cependant, toutes ces mesures doivent être quantifiables. Que se passe-t-il lorsque la valeur ajoutée est intangible? Il faut alors développer des moyens d’évaluer la perception de la valeur ajoutée auprès de vos adhérents.

Les sondages destinés aux adhérents, quel que soit leur forme, sont idéaux pour mesurer cette valeur. Cela couvre des sujets comme leur satisfaction générale quant à leur adhésion, et la façon dont ils perçoivent votre association. Votre organisation est-elle ici pour aider, ou seulement pour vendre quelque chose à ses adhérents?

Bien sûr, la mesure du rendement d’une association est un procédé complexe. Les trois étapes présentées ci-dessus vous guideront vers la bonne direction, et la SCDA aussi, est là pour vous supporter.

 


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De retour à Ottawa cette année, la conférence explore les connaissances et les actions dont les dirigeants d’associations ont besoin aujourd’hui afin d’être prêt demain. Il ne s’agit pas seulement d’anticiper ce à quoi le monde ressemblera peut être dans 5 ou 10 ans, mais de mettre en place des stratégies de croissance résilientes maintenant.

 

 

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Association, Gouvernance, Leadership, Adhesion, Planification Strategique, Conseil, PDG, Benevoles

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Éducation, Publications

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