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Mettre en place une stratégie de gouvernance numérique dans votre association

Mettre en place une stratégie de gouvernance numérique dans votre association

Par Randall Craig

La plupart des associations ont beaucoup d’expérience en gouvernance, et avec le temps, elles s’améliorent et développent un style de gouvernance plus sophistiqué. Mais qu’en est-il de la gouvernance numérique – les règles de base et les procédés pour gérer et aligner l’organisation, toujours plus exposée, avec la technologie d’aujourd’hui?

Autrefois, “numérique” voulait dire poser un ordinateur sur votre bureau et apprendre à se servir des nouveaux programmes de calcul et de traitement de texte. Plus tard, « numérique » était synonyme de courriel. Aujourd’hui, le numérique comprend un éventail de technologie qui regroupe internet, les réseaux sociaux, l’automatisation du marketing, le CRM, les cellulaires, et plus encore. Cela comprend aussi la collaboration interne, le marketing externe, et l’engagement des membres. Le numérique informe, engage, traite, et pour les organisations les plus visionnaires, il transforme. Le numérique consomme une partie toujours plus grande des investissements dédiés à la technologie, et joue un rôle fondamental en marketing. Oui, le numérique s’est développé, mais dans de nombreuses organisations, la gouvernance digitale n’as pas suivi.
 
Il y a deux approches à la gouvernance numérique: une approche centrale et une approche décentralisée. La gouvernance centrale reconnait que la rapidité de l’évolution du numérique demande une structure de gouvernance séparée, pouvant être exécutée sans entraves. La gouvernance décentralisée reconnait que le numérique doit être complètement intégré au sein de des structures et des procédés existants. Les deux ont leur mérite; et l’approche qui a le plus de sens pour votre organisation dépend de votre historique, de votre stratégie, et de vos aptitudes.

Voici comment ces stratégies sont habituellement mises en place:

  • La gouvernance centrale: Deux groupes ont été créés: un comité de direction numérique en charge de se tenir au courant des tendances, de la stratégie organisationnelle, et de guider les initiatives en ligne et sur les réseaux sociaux, etc. Le deuxième groupe, un groupe de travail numérique, représente les bras et les jambes en charge de l’exécution du plan. En fonction de la taille et du budget de votre organisation, le groupe de travail numérique peut être un département à lui seul, être intégré au département informatique ou marketing, ou bien être externalisé en partie ou en totalité. Le groupe de travail digital offre son support sur le terrain, directement au comité de direction, et rapporte sur l’efficacité de ses efforts.
     
  • La gouvernance décentralisée: Avec ce modèle, chaque groupe dans l’organisation est responsable de la planification et de l’exécution du numérique dans les limites de leurs responsabilités respectives. Par exemple, une personne du Département RH mettrait en place une stratégie de recrutement en ligne dans le cadre de la stratégie globale de recrutement. Ou alors, une personne du Département des services aux membres suivrait Twitter de près et intégrerait cette pratique dans la stratégie globale de services aux membres. Avec cette approche, les groupes de marketing et de technologie fonctionnent conjointement au sein d’un modèle de service partagé, offrant ainsi une expertise fonctionnelle, mais aussi une capacité de prestation de services si nécessaire.

Quel est le meilleur modèle de gouvernance? Les deux fonctionnent – la chose la plus importe est en fait que votre organisation mette en place une gouvernance numérique. Ceci-dit, alors que l’organisation gagne en maturité, la gouvernance aussi doit évoluer; ce qui nous mène vers une troisième approche, une approche qui reconnait les avantages des deux modèles : la gouvernance stratégique.

La gouvernance stratégique reconnait que tous les groupes au sein d’une organisation ne sont pas “connectés” de la même façon, et qu’il y a du mérite dans l’idée d’avoir un comité de direction numérique capable de canaliser les efforts de partage, d’éducation, et d’innovation digitale. Le comité de direction numérique est également responsable de s’assurer que ces initiatives soient en accord avec la stratégie globale. Mais contrairement à la gouvernance centrale, chaque département doit être responsable de favoriser l’innovation en leur sein : après tout, ils connaissent leur mandat ainsi que les meilleures pratiques de leur secteur mieux que personne.

Avec la gouvernance stratégique, l’exécution du numérique est hybride: certaines tâches sont déléguées au comité de travail, comme c’est le cas avec la gouvernance centrale, et le reste des tâches sont exécutées par les individus de chaque département. Par exemple, l’optimisation des moteurs de recherche est susceptible d’être prise en charge par le comité de travail, mais les inscriptions en ligne pour les évènements seront gérées directement par la personne en charge au sein du Département évènements.

La plan d’action de cette semaine: la gouvernance n’a pas besoin d’être compliquée, ni de prendre beaucoup de temps – il faut juste le faire. Cette semaine, jetez un œil à votre modèle de gouvernance numérique et soyez proactif : si vous n’en avez pas, choisissez un modèle qui fonctionne. Si vous en avez déjà un, demandez-vous quelles sont les actions nécessaires pour l’utiliser de façon plus stratégique.


Randall Craig est l’auteur de sept livres, dont Online PR and Social Media, Everything Guide to Starting an Online Business, et Digital Transformation for Associations. Depuis 1994, il aide les organisations à repenser leur approche du marketing et de l’engagement à travers le numérique.

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Gouvernance, Conseil, Numerique

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