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Être clair à propos du rôle des membres du conseil

Être clair à propos du rôle des membres du conseil

Cet article a été initialement publié en anglais ici.

 


 

Dans une association, contrairement aux autres organisations dans lesquelles ils participent, un membre du conseil n’a pas de pouvoir décisionnel. L’autorité est conférée au conseil en tant qu’entité. Le conseil peut déléguer ses responsabilités, mais pas son autorité.

Afin de comprendre le rôle des membres du conseil, nous devons commencer par comprendre les différents rôles du conseil d’administration.

 

  1. Approuver les résultats recherchés sur la base d’une considération informée des opportunités et des défis.
  2. S’assurer que les ressources nécessaires à l’achèvement des résultats désirés soient disponibles et utilisées de façon efficace.
  3. Contrôler le progrès et ajuster la stratégie et la politique en réponse aux changements dans l’environnement ou de l’expérience lors de l’implémentation.

 

Les rôles primaires du conseil

En tant qu’instance, le conseil a trois rôles primaires. Ces trois rôles se traduisent par les rôles et les compétences de chaque membre du conseil.

Premièrement, le conseil doit approuver la direction de l’organisation. Les éléments clés de ce rôle comprennent : engager le dialogue avec le personnel en ce qui concerne la planification stratégique, établir la mission et la vision de l’organisation pour le futur, établir les valeurs de l’organisation, ainsi qu’approuver les plans annuels stratégiques et opérationnels.

Deuxièmement, le conseil doit s’assurer des ressources nécessaires. Les éléments clés de ce rôle incluent : engager une équipe de leadership compétente, s’assurer que les ressources financières soient adéquates, promouvoir une image positive auprès du public, et s’assurer de la présence d’un conseil compétent et responsable.

Troisièmement, le conseil offre une supervision. Les éléments clés de ce rôle comprennent : la supervision de la gestion financière, la réduction du risque, la mesure des progrès du plan stratégique, la surveillance de l’efficacité des programmes et services, une tutelle légale et morale, et l’évaluation de la performance et président directeur général, ainsi que du conseil d’administration.

Il est souvent répété que le conseil d’administration doit par principe gouverner, et non pas contrôler. Une gouvernance efficace nécessite que chaque membre du conseil comprenne la différence entre « supervision » et « contrôle » . L’absence de consensus sur la distinction et l’engagement collectif par rapport à ce que cette distinction signifie dans chaque association est l’un des aspects les plus essentiels, mais aussi complexes lorsqu’il s’agit d’en arriver à la définition précise du rôle d’un membre du conseil.

Si notre attention se porte sur les résultats qui doivent être atteints et que le changement est provoqué lorsque nous ne sommes pas satisfaits du progrès, nous tombons alors sous le coup de la supervision. La supervision est un outil du leadership, et le leadership est le rôle du conseil.

Si nous faisons attention aux détails de ce qui est fait et à la façon dont c’est fait, il s’agit alors de contrôle. Le contrôle est un outil de gestion. Dans une association, la gestion est le rôle du personnel, et parfois des présidents des commissions dans les organisations plus petites.

 

Qualifications pour le rôle

Afin de remplir leur rôle, les membres du conseil participent collectivement à quatre processus décisionnels. Les membres du conseil ont la responsabilité individuelle de comprendre la façon dont ces systèmes décisionnels fonctionnent au sein de leur association, et de s’assurer qu’ils fonctionnent de façon efficace :

Recherche : rassembler, interpréter, et utiliser des informations.

Stratégie : Définir une vision pour le futur, déterminer les résultats souhaités, évaluer les options, sélectionner ses engagements, et définir les priorités.

Politique : prendre position publiquement et adopter des directives pour les opérations.

Allocation des ressources : décider de la façon dont les ressources fiscales, humaines, et intellectuelles seront utilisées.

Sans ces systèmes décisionnels, le conseil n’aura pas les outils nécessaires pour être dirigé judicieusement. Lorsque les membres du conseil sont frustrés ou désenchantés, c’est bien souvent parce que l’un de ces véhicules critiques à la gouvernance est atrophié, ignoré, ou non-existant.

L’utilisation efficace de ces systèmes décisionnels par le conseil, et pour la bonne exécution des rôles du conseil et de chaque membre du conseil, dépend de la capacité de ces derniers à faire preuve des six attributs essentiels :

 

  1. La capacité à bien travailler avec les autres en tant que membre d’un groupe collaboratif disposant d’une autorité décisionnelle, et une compréhension des obligations de loyauté, de diligence, et d’obédience.
  2. La capacité à penser de façon stratégique et analytique, ainsi qu’à communiquer et à justifier efficacement des idées.
  3. Être respectueux des autres parties prenantes du groupe.
  4. Une compréhension avérée des différences entre « supervision » et « contrôle ».
  5. Une solide réputation en matière de maturité émotionnelle, d’intégrité personnelle, et d’honnêteté.
  6. Une familiarité avec les connaissances liées à la fois au processus duquel le groupe est responsable, ainsi qu’au domaine thématique au sein duquel les décisions seront prises.

 

La façon dont un membre du conseil remplit ses fonctions est aussi importante que les fonctions elles-mêmes. Les membres du conseil fonctionnent en tant qu’individus au sein d’un collectif. Comprendre ce qu’impliquent les fonctions d’un membre du conseil ainsi que les comportements qui découlent de ces politiques informelles est essentiel au maintien d’une expérience positive.

Ces fonctions sont le lien entre les politiques est les directives. Les fonctions sont différentes des règles car les règles indiquent ce qui doit être fait, mais aussi quand et comment cela doit être fait. Les politiques sont plus générales car elles guident les individus vers un objectif sans généralement préciser la façon de le faire. Dans les faits, les fonctions servent souvent à indiquer aux membres ce qui est attendu d’eux lorsqu’ils exercent leurs fonctions.

Par exemple, les fonctions liées au relationnel sont susceptibles d’inclure : contribuer au travers d’idées et de solutions; traiter les membres du conseil et le personnel de façon égale lors des discussions, tout en reconnaissant l’autorité ultime du conseil en termes de direction politique et stratégique; et personnellement supporter une culture de leadership qui célèbre les valeurs de la diversité.

De même, les fonctions de gestion de conflit peuvent inclure: reconnaitre les arguments valides donnés par les autres membres; ne pas mettre de côté une idée raisonnable sans la considérer en détails au préalable; encourager un dialogue efficace avant de prendre une décision qui encourage la considération au lieu de prendre position prématurément.

La responsabilité partagée pour arriver à un but commun est inhérente à la nature de la gouvernance des associations. Cette inhérence est le besoin pour une structure, un procédé, et une culture qui supporte une collaboration informée dans la poursuite d’un bien commun.

 


 

Glenn Tecker est le président et Co-PDG de Tecker International LLC, une multinationale qui a servi plus de 2,500 organisations à travers le monde grâce à la rechercha, la stratégie, et l’apprentissage. Glenn est l’un des principaux instructeurs du Symposium for Chief Staff and Chief Elected Officers, et l’auteur principal de The Will to Govern Well: Knowledge, Trust and Nimbleness, Building Toward a Knowledge Based Culture, et co-auteur de Dimensions of 21st Century Competencies of the Association CEO.

 


 

Si vous n'êtes pas déjà membre de la Société canadienne des directeurs d'association, nous vous recommendons de considérer les bénéfices d'une adhésion. Nous sommes la seule association au Canada à offrir la certification caé®, par exemple.

 

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